Jokainen yrittäjä toivoo, että toimiston arki olisi sujuvaa ja hommat hoituisivat tasaisella vauhdilla. Joskus kaikki ei kuitenkaan mene suunnitellusti ja ylimääräisiä hommia joutuu pähkäilemään vapaa-ajallakin. Tässä tekstissä käsitellään muutamia keinoja, joilla voi helpottaa toimiston arkea.
Niksejä toimiston sujuvaan arkeen
Monet eri tekijät vaikuttavat toimiston sujuvaan arkeen. Yleinen ilmapiiri on yksi suurimmista tekijöistä, varsinkin pienemmissä yrityksissä. Jos työntekijät eivät tule toimeen keskenään, tai ilmapiiri ihmisten välillä on muuten huono, vaikuttaa se koko toimistoon negatiivisesti. On siis tärkeää, että kaikki yrittävät tulla toimeen ja reilusti kuuntelevat toisiaan. Ilmapiiriä voi parantaa yhteisellä tekemisellä tai toiminnalla ja pitämällä yllä työntekijöiden tasa-arvoa.
Onnistunut kommunikointi ja viestintä ovat myös avainasemassa. Kulkeeko informaatio tarpeeksi nopeasti henkilöltä toiselle? Muuttuuko viesti matkalla, jos se kulkee liian monen henkilön kautta? Hyviä keinoja onnistuneeseen sisäiseen viestintään on esimerkiksi viikkopalaverit, joissa heti viikon alussa käydään tärkeimmät asiat läpi. Työntekijöiden väliset keskusteluryhmät, sekä erilaiset työtilat ja -kanavat (esim. Bitrix24 tai Microsoft Teams) helpottavat ja nopeuttavat tiedon kulkua henkilöltä toiselle. Näissä kanavissa saa nopeasti tiedotteen tai viestin koko henkilökunnan näkyville, tai vaihtoehtoisesti lähetettyä vain tietylle henkilölle.
Erittäin tärkeä kriteeri toimiston arjen sujumisessa on se, että jokainen tietää omat työtehtävänsä ja jokaisella on oma vastuualueensa. Toimitusjohtaja, diplomi-insinööri, rakennusinsinööri, projektipäällikkö ja valvoja hoitavat kaikki omia erilaisia työtehtäviään. Monesti työntekijöillä on kuitenkin monta rautaa tulessa samaan aikaan ja työtehtäviä tulee hoidettavaksi liiankin monelta eri osa-alueelta. Useasti toimitusjohtaja tai se joka kerkeää, hoitaa toimiston paperiasiat ja pikkuhommat. Nämä tehtävät voivat olla niitä, joita joutuu hoitamaan jopa vapaa-ajalla, vaikka aika tai kiinnostus ei riittäisi. Tähän asiaan on yksinkertainen ratkaisu; assistenttipalvelu.
Miten assistenttipalvelu helpottaa arkea?
Nykypäivänä on monia yrityksiä, jotka tarjoavat assistenttipalveluita. Me Avitaksella tarjoamme tätä kyseistä palvelua virtuaaliassistentin, sekä liveassistentin muodossa. Voit valita virtuaaliassistentin, joka tekee työn etänä tai liveassistentin, joka voi hoitaa tehtävät paikanpäällä yrityksen toimitiloissa.
Toimistostanne löytyy todennäköisesti alan osaavat ammattilaiset ja työntekijät, mutta kenen harteille jää toimiston yleiset asiat? Onko teillä toimistohommia, joihin ei riitä aika tai työntekijät? Kuka hoitaa laskutuksen, markkinoinnin ja sähköposteihin, sekä puheluihin vastaamisen? Toimiston arki helpottuu huomattavasti, jos edellä mainittuja asioita ei tarvitse itse miettiä, vaan jättää ne oman assistentin huoleksi. Assistenttipalvelun avulla vähennät omaa työtaakkaasi ja mahdollistat sen, että pystyt käyttämään oman aikasi johonkin tärkeämpään ja hyödyllisempään. Oma assistentti voi auttaa esimerkiksi laskutuksessa, kilpailija-analyyseissä, hr-tehtävissä ja asiakaspalvelussa. Palveluita löytyy myös laajemman markkinoinnin ja nettisivuprojektien puolelta.
Yritykselle valitaan sopivin assistentti työtehtävien perusteella. Palvelun kautta saa henkilökohtaisen assistentin, mutta samalla koko tiimin ammattitaidon ja tuen käyttöönsä. Tehtävät voi siis huoletta luovuttaa assistentille hoidettavaksi. Työtuntien määrän voi määrittää valmiiksi kuukauden ajalle tai käyttää assistentin palveluita epäsäännöllisemmin, silloin kun on tarve. Kummassakin tapauksessa maksetaan vain tehdyistä ja suoritetuista työtunneista.
Oman assistentin avulla työntekijät voivat keskittyä siihen minkä osaavat parhaiten ja olla stressaamatta ylimääräisistä hommista. Tämä sujuvoittaa toimiston arkea entisestään.
