Onnistunut projektin hallinta tuottaa parhaan arvon asiakkaalle ja samalla tulosta viivan alle. Projektinhallintaan on monia menetelmiä ja monet niistä tuttuja erityisesti IT-alalta, mutta ne sopivat myös muuhun projektimaiseen työskentelyyn, oli alana sitten rakennus, viestintä, teollisuus, tapahtumatuotanto tai mikä tahansa suunnittelu tai kehitysprojekti.
Projektinhallintamenetelmät ovat eräänlaisia karttoja tai canvaksia sille, miten projekti pysyy lapasessa koko prosessin ajan ja samalla myös hallinnan tunne pysyy läsnä. Osa projektinhallintametodeista antaa hyvinkin tarkkoja sääntöjä tai ohjeita ihan päivittäiseen tekemiseen ja osa tarjoaa enemmän vapautta soveltamiseen. Esittelen alla muutamia yleisimpiä projektinhallintamenetelmiä, jotka voivat auttaa oman tiimin tekemisen jäsentämisessä. Kaikilla menetelmillä on omat vahvuutensa, mutta hahmottamalla vahvuudet, voit valita omalle projektillesi parhaan menetelmän ja vaikka yhdistellä useita menetelmiä sopivissa suhteissa.
Agile (Ketterä)
Ketterät menetelmät ovat paljon käytetty metodologia IT-alalla, mutta sopii myös muualle hienosti.
Agilessa koko projektia ei pyritä suunnittelemaan etukäteen vaan pyritään projektin aikana mukautumaan muutoksiin. Tässä menetelmässä ei edetä lineaarisesti alusta loppuun vaan tiimi kiertää samaa silmukkaa suunnittelusta toteutukseen koko projektin edetessä. Menetelmään on helppo osallistaa sidosryhmiä ja sen tavoitteita ja toteutusta voidaan muokata ketterästi matkan varrella.
Ketterien menetelmien edut ovat metodin vapaudessa ja joustavuudessa ja se onkin erityisen toimiva luovissa projekteissa. Ketterissä menetelmissä saat jatkuvaa palautetta projektin sidosryhmiltä, jolloin se ei sisällä niin suurta riskiä tavoitteiden määrittelyn suhteen. Ketterät menetelmät sopivat hyvin projekteihin, jossa tavoitteen eksakti määrittely on hankalaa ja jossa projektin pitää pystyä sopeutumaan ja mukautumaan ympäristön muutoksiin.
Ketteriä menetelmiä käytettäessä projektin budjetointi ja aikataulu voi olla hankalampia määritellä. Se myös vaatii myös sidosryhmiltä suurempaa sitoutumista projektiin.
Scrum
Scrum on ketterien menetelmien sovellutus. Srumin periaatteisiin kuuluvat 30 päivän mittaiset sprintit ja päivittäiset nopeat palaverit. Scrum nostaa keskiöön tiimin, jolla ei välttämättä ole selkeää johtajaa, vaan joka on itseohjautuva. Scrum sopii siis hyvin tiimeille, joilla on korkea osaaminen ja motivaatio.
Scurmissa työskennellään 30 päivän sprinteissä, joihin projektin tavoitteet ja sille asetetut toiveet jaetaan. Se helpottaa projektin jakamista osatavoitteisiin ja tekee kehitystahdista ripeän.
Scrumin huonoina puolina voidaan pitää Agilen tapaan hankalaa lopputuotteen aikatauluttamista ja budjetointia. Itseohjautuviin tiimeihin liittyy omat riskinsä, jos tiimin jäsenet eivät ole omalta taustaltaan ja osaamiseltaan itseohjautuvia (Teal). Scrumissa yhden tiimin jäsenen lähteminen tiimistä voi myös aiheuttaa ongelmia ja metodi ei siten ole kovin joustava. Scrumia voidaan arvostella myös Lean ajatteluun verraten olevan hidas kun sitoudutaan 30 päivän sprintteihin, joka voi olla liian pitkä aika, jos ongelma löytyy sprintin alussa.
Vesiputous
Vesiputousmenetelmä on klassinen menetelmä ja ollut käytössä jo 70-luvulta saakka erityisesti IT-alalla. Menetelmän keskiössä on ongelman ja tavoitteen hyvin tarkka määrittely, joka tapahtuu aivan projektin alussa. Menetelmä perustuu askeliin, jotka tapahtuvat peräkkäin ja seuraavan askeleen tai taskin suorittaminen edellyttää, että edellinen on valmis. Kun vesiputousmalli painottaa ongelman ja tavoitteen hyvin selkeää määrittelyä, on tärkeää myös resursoida tähän määrittelyyn ja tutkimukseen riittävästi, jotta onnistutaan ratkaisemaan oikea ongelma.
Vesiputousmallin ehdoton etu on sen yksinkertaisuus ja helppo ymmärrettävyys. Sen yksinkertainen rakenne helpottaa työn jakamista ja jaksottamista. Projektin määrittelyn painottaminen aiheuttaa sen, että yleensä projektista on hyvät dokumentaatiot, jolloin projektiin on helppo ottaa mukaan myös uusia tekijöitä.
Vesiputousmallin heikkouksina voidaan nähdä alussa tapahtuvan määrittelyn painotus, jos siinä epäonnistutaan, projekti todennäköisesti epäonnistuu. Vesiputous sopii hyvin yksinkertaisiin projekteihin, joissa tavoitteiden ja ongelman määrittely on yksinkertaista ja projekteihin, joissa tarkka dokumentaatio on tärkeää.
Kriittisen polun menetelmä (CPM)
Edelliset menetelmät ovat tyypillisiä IT-alalla ja vaikka niitä voidaan soveltaa hyvin muuallakin, on olemassa vaihtoehtoja, joita ei ole kehitetty nimenomaan ohjelmistojen kehitystarpeisiin. Kriittisen polun menetelmä on yksi näistä.
Kriittisen polun menetelmässä pyritään aluksi kartoittamaan kaikki ne tapahtumat, mitä pitää tapahtua, jotta projekti valmistuu. Nämä tapahtumat tai taskit voidaan sitten jakaa projektin varrelle ja samalla kartoitetaan mitkä niistä voidaan suorittaa yhtä aikaa ja mitkä niistä vaativat jonkin toisen taskin valmistumista ennen.
Kriittisen polun menetelmällä pystytään projektia ja sen valmistumista aikatauluttamaan paremmin ja samalla priorisoimaan taskeja. Vesiputousmallin tapaan Kriittisen polun metodia vaatii paljon osaamista ongelman ja tavoitteen määrittelyltä ja aikatauluttamiselta ja ei siten ole yhtä joustava, kuin ketterät menetelmät. Kriittisen polun menetelmä sopii paremmin esimerkiksi teollisiin projekteihin ja vähemmän joustavana metodina huonommin luoviin projekteihin.
Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM)
CCPM on uudempi projektinhallintametodologia ja se on kehitetty kriittisen polun vaihtoehdoksi. Uudella menetelmällä on pyritty ratkaisemaan projektin aikatauluttamiseen, resurssointiin ja kustannuksiin liittyviä ongelmia. Metodi pyrkii ottamaan huomioon myös sellaiset resurssivaatimukset, jotka eivät kuulu projektin verkostoon, mutta joiden panos joka tapauksessa vaaditaan. Metodi ei välttämättä vaadi parasta mahdollista lopputulosta, vaan tyytyy riittävän hyvään, koska absoluuttisen parhaan ratkaisun analysointi on usein mahdotonta tai ainakin kallista ja vaikeaa ja toisaalta ympäristön muuttuessa voi optimi myös muuttua matkan varrella. Metodi tuo myös pelivaraa ja puskureita, joilla voidaan valmistautua matkan varrella tapahtuviin muutoksiin. Metodi siis keskittyy enemmän resurssihaasteisiin, kuin esimerkiksi CPM -menetelmä.
Kriittisen ketjun metodin edut ovatkin nimenomaan resurssien ja aikataulujen hallinnassa ja se mahdollistaa sen, että jokin projektin kannalta kriittinen resurssi on käytettävissä oikeaan aikaan. Kun prosessi määritellään tavoitteessa lähtien, käyttäen esimerkiksi back mappingiä, yleensä metodi toimii paremmin monimutkaisissa projekteissa.
CCPM sopi hyvin yhden projektin ympäristöön, mutta toimii huonommin monien projektien yhtäaikaisessa hallinnassa, jossa resurssit jaetaan projektien kesken.
Projektinhallintatyökalut
Projektinhallintaan on luotu metodien lisäksi myös erinomaisia välineitä projektin visuaaliseen esittämiseen.
Kanban
Kanban-taulu on yksinkertaisimmillaan post-it lapuista valkotaululle koottu visuaalinen tapa jäsentää projektia ja työtä. Projekti jaetaan pienempiin tehtäviin ja jokaisella lapulle tai kortille kirjataan yksi tehtävä ja lappuja siirrellään sarakkeesta toiseen sen mukaan, onko tehtävä otettu aloittamista vaille valmis, otettu työn alle vai valmis. Kanban helpottaa projektin etenemisen seuraamista ja auttaa löytämään projektin jumikohdat ja pullonkaulat. Se helpottaa myös hallitsemaan erilaisten taskien ja työtehtävien määrää ja samalla tekee näkyväksi työn etenemisen, mikä voi muuten olla erityisesti asiantuntijatyössä hankalaa. Kanban taulu on helppo ottaa käyttöön ja sen avulla projektin hallintaan on helppo osallistaa koko tiimi. Kanban sopii kuitenkin huonommin työhön, jossa tekemättömien tehtävien määrä on suuri ja se vaatii myös koko tiimiltä sitoutumista työvälineen käyttöön.
Kanban ei vaadi välttämättä valkotaulua ja suurta seinäpinta-alaa, vaan sen voi luoda helposti myös virtuaalisesti käyttäen työkaluna esimerkiksi Trelloa (https://trello.com/) Trellon voi ottaa käyttöön täysin ilmaiseksi ja sen saa hyvin integroitua moniin muihin ohjelmiin. Myös monissa ERP-järjestelmissä on kanban sisään rakennettuna mahdollisuutena. Trellossa kanban voisi näyttää esimerkiksi tältä:
Gantt
Gantt on kaavio, jolla voidaan hallita projektin ja sen eri osien kestoa. Kaaviossa ylimmäksi sijoitetaan aikajana ja sen alle sijoitetaan tehtävät ja resursoidaan niille niiden tarvitsema aika, merkitään tehtävät aloitus ja valmistumisajat. Gantt on oiva työkalu projektin kokonaisuuden hahmottamiseen ja moderneilla Gantt-kaavioilla otetaan huomioon myös tehtävien väliset riippuvaisuudet. Yksinkertaisimmillaan Gantt-kaavion voi luoda esimerkiksi Excelillä ja toki tähänkin tarkoitukseen löytyy myös ohjelmia. Myös Gantt-kaavioita on monissa ERP-järjestelmissä mukana.
