Yksi yrittäjien tärkeimmistä tehtävistä yrityksen kannattavuuden ja menestyksen kannalta on asiakkaiden oikeanlainen laskuttaminen. Monet palvelut ja tuotteet on nykyään mahdollista maksaa laskulla, joka lähetetään asiakkaalle sitten, kun tavara on luovutettu tai työ on tehty. Siihen liittyen on otettava huomioon muutamia seikkoja. Tässä blogitekstissä käsitellään aiheesta tärkeimpiä asioita.
Laskutus kannattaa hoitaa laskutusohjelmalla. Ohjelmiin sisältyy usein laskun teon lisäksi myös muita ominaisuuksia, kuten asiakasrekisteri. Ohjelma myös lisää laskuun automaattisesti monia tietoja. Ohjelmalla tehty lasku näyttää ammattimaiselta ja myös vanhat laskut jäävät ohjelmaan talteen. Ohjelman valintaan on syytä kiinnittää huomiota. Tarjolla on useita erilaisia ohjelmia, joista monet ovat myös ilmaisia. Ilmaisversiot sopivat etenkin pienyrittäjille. Toiminnan laajentuessa on ohjelmia mahdollista monipuolistaa maksullisilla ohjelmilla. Esimerkkinä ilmaisesta laskutusohjelmasta on Isolta Arkhimedes. Jos laskutusta ei halua tai ehdi itse hoitaa, on hyvä miettiä sen ulkoistamista. Me täällä Avitaksella hoidamme mielellämme myös laskutusta.
Myyminen laskulla on aina luotolla myymistä, joten myyvällä yrityksellä on olemassa luottotappioriski. Riskiä voi pienentää tarkastamalla asiakkaan luottotiedot ennen luotolla myymistä. Aikaisempia velkoja omaavalle asiakkaalle myymistä kannattaa harkita tarkoin. Asiakkaalta on myös saatava oikeat ja tarkat laskutustiedot, yrityksiltä myös Y-tunnus ja kuluttajilta mahdollisesti henkilötunnus. Riskiä luottotappiolle pienentää myös laskulle asetettu maksuaika. Se kannattaa asettaa mahdollisimman lyhyeksi, huomioiden kuitenkin määrätyt vähimmäispituudet. Kuluttaja-asiamies on linjannut, että kuluttaja-asiakkaille olisi hyvä antaa vähintään 14 vuorokautta maksuaikaa (perustellusta syystä aika voi olla lyhempikin), mutta yrityksille vähimmäispituutta ei ole määritelty. Vuonna 2015 tuli voimaan laki, jolla on pyritty rajoittamaan yritysten välisiä maksuaikoja. Ylipitkät (yli 30 vuorokautta) maksuajat ovat ajaneet pienyrityksiä taloudellisin vaikeuksiin. Nyt laki sanoo, että maksuaika yrittäjien välisissä saatavissa saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu. Tämä raja oli ennen 60 päivää.
Laskutus kannattaa keskittää tiettyihin ajankohtiin, sillä yksittäisten laskujen tekeminen erikseen ei ole tehokasta ja kannattavaa. Laskut tulisi kuitenkin tehdä ja lähettää mahdollisimman pian tavaran tai palvelun luovutuksen jälkeen. Näin asiakas saa yrityksestä täsmällisen kuvan ja saatavat saadaan nopeammin yrityksen käyttöön. Laskut voi lähettää paperilaskuina, sähköpostilla tai verkkolaskuina. Näistä kätevin vaihtoehto on verkkolaskutus. Sen on todettu myös olevan kannattava vaihtoehto, koska suurin osa verkkolaskuina toimitetuista laskuista maksetaan ajallaan. Verkkolaskujen lähettäminen kuitenkin edellyttää, että yrityksen käyttämä laskutusohjelma mahdollistaa tämän laskutustavan tai yritys lähettää verkkolaskuja erillisen palveluntarjoajan välityksellä.
Arvonlisäverolaki on olennainen osa laskutusta. Siinä määritellään muun muassa laskun vaatimukset. Verovelvollinen myyjä on velvollinen antamaan arvonlisäverolain vaatimukset täyttävän laskun silloin, kun ostajana on oikeushenkilö tai elinkeinonharjoittaja. Laskuissa on oltava pakolliset merkinnät. Näistä merkinnöistä on kuitenkin olemassa myös kevennetty versio, jota voi tietyissä tapauksissa käyttää. Laskumerkinnät voi lukea kokonaisuudessaan Verohallinnon sivuilta (https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48090/laskutusvaatimukset_arvonlisaverotukses3/#6-laskumerkinnät).
Viimeisenä tärkeänä asiana laskutuksessa ovat maksumuistutukset sekä perintä. Jos asiakas ei ole eräpäivään mennessä maksanut laskuaan, kannattaa maksumuistutus lähettää nopeasti. Kuluttajille tulee antaa 14 vuorokautta maksuaikaa maksumuistutuksesta. Yrityksille maksuaikaa ei tarvitse antaa, koska laskusaatava on jo erääntynyt. Muistutuksia ei kannata lähettää kuin korkeintaan kaksi, sen jälkeen lähetetään maksuvaatimus. Jos laskua ei makseta näidenkään jälkeen, kannattaa asia siirtää perintätoimiston hoidettavaksi. Tähän oikeudelliseen perintään voi ryhtyä myös itse, mutta alan ammattilaiselta se käy kätevimmin. Maksumuistutusten ja maksuvaatimusten lähettämisestä aiheutuu yrittäjälle aina ylimääräistä työtä ja kustannuksia. Tästä syystä velalliselta voidaan periä kuluja näiden lähettämisestä. Perinnän kustannuksista sekä perinnän tavoista on säädetty perintälaissa (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990513). Oikeudellisen perinnän jälkeinen ja viimeinen askel perinnässä on ulosotto.
Lähteet:
https://sites.google.com/site/yritystietoa/laskutus-ja-perintae
https://www.yrittajat.fi/paakaupunkiseudun-yrittajat/vantaan-yrittajat/a/uutiset/438211-apua-pienyrittajille-paasaantoinen-maksuehto-jatkossa-30-paivaa
