Pitkät työpäivät sekä ulkopuolelta määriteltyjen työaikojen ja työyhteisön puute aiheuttavat haasteita arjen ja vapaa-ajan kanssa tasapainoilussa. Tässä blogitekstissä käsitellään pienyrittäjän työssäjaksamista.
Jos työhön on vaikea tarttua, kun uusi toimeksianto tai tehtävä tuntuu epäselvältä, tärkein askel on aloittaa. Aseta tavoite aluksi matalalle. Riittää, kun saat aloitettua vaikealta tuntuvan tehtävän. Kun pääset työhön kiinni, saatat myöhemmin ihmetellä, miksi tämä tuntui joskus vaikealta. Jos työ ei meinaa ehtiä ajoissa valmiiksi, priorisoi tärkeimmät tehtävät, delegoi, ja jos pyydät lisäaikaa, tee se ajoissa. Aikatauluista voidaan monesti neuvotella, joten huonoin tilanne on, jos vasta deadlinen kynnyksellä saat myönnettyä itsellesi ja toimeksiantajallesi, ettei työ valmistukaan ajoissa.
Aikainen lintu madon nappaa. Työaikojen puuttuessa päivän töiden aloittaminen saattaa venyä, jolloin töitä tulee tehtyä iltamyöhään. Kun aloitat ajoissa, voit paremmalla omallatunnolla pitää illan vapaata. Jos työn aloitus tuppaa venymään, sovi tapaamisia ja menoja jo aamuksi, jolloin pääset ajoissa liikkeelle. Pitkät työpäivät voivat tosin myös edistää työssä jaksamista, jos niiden avulla pystyt mahdollistamaan vapaan viikonlopun.
Liikunnan harrastaminen vähenee helposti, kun päivät venyvät pitkiksi, eikä työllekään meinaa löytyä riittävästi aikaa. Kuitenkin juuri stressin keskellä urheilemisesta on suurin hyöty, sillä liikunta auttaa jaksamaan työssä. Lyhyillä yöunilla ei kannata ylpeillä, sillä univaje kostautuu lopulta ja laskee elämänlaatua nopeasti. Terveydestä ei pidä tinkiä. Pidä taukoa ruudun tuijottamisesta ja vähennä istumista hankkimalla sähköpöytä tai pidä vähintään jaloittelutaukoja.
Tehtävälistojen tekeminen auttaa, vaikket saisikaan ruksittua listalta kaikkia asioita tehdyiksi. Näin hahmotat, mitä kaikkea kuuluisi tehdä, eikä energiaa kulu yrittäessäsi muistaa, mitä pitää muistaa. Jos päivät ovat täysiä, kyseenalaista, tarvitseeko kaikkea tehdä. Keskity siihen, mitä teet. Kun sinulla on seuraa, ole läsnä, äläkä tarkista sähköpostia. Haahuilu on turhinta ajankäyttöä, sillä monesti siitä ei synny laskutettavaa työtä, mutta se ei ole myöskään vapaa-aikaa. Uskalla ottaa oma aikasi ja aseta omat rajasi. Ei ole röyhkeää pitää vapaata iltaisin ja viikonloppuisin, ja sähköpostiin voi vastata vasta seuraavana aamuna. Yhdistä vapaa-ajan toimintoja. Harrasta liikuntaa ystävän kanssa tai menkää yhdessä hoitamaan asioita.
Jos sinulla ei ole kollegoja, joiden kanssa jutella työstä, voi olla hyvä purkaa työpäivää perheenjäsenen tai ystävän kanssa. Liika on kuitenkin liikaa, sillä elämässä on oltava muutakin kuin työ, ja mitä enemmän töistä puhut, sitä enemmän niitä samalla ajattelet. Vapaa-ajanvietosta saat elintärkeää vastapainoa työllesi, jolloin työhön liittyvät ikävät asiat ja vastoinkäymiset eivät saa liian suurta painoarvoa.
Tätä tekstiä voisi oikeastaan kutsua sarjan osaksi nolla – ennen minkäänlaisen sivuston olemassaoloa on hyvin tärkeä suunnitteluvaihe, jossa tuleva sivusto sovitetaan yrityksen tarkoituksiin sopivaksi. Mietitään siis vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Tarvitseeko pien- tai keskisuuri yritys verkkosivuja? Mikä olisi hyvä nimi nettisivulle? Mikä on domain, ja mistä sen saa? Miten ja millä tavalla sivusto kannattaa toteuttaa?
Tarvitseeko pienyritys verkkosivuja? Lyhyt vastaus: kyllä. Pitempi vastaus, joka on oikeastaan helpointa aloittaa kysymyksellä: Miten itse löydät ne yritykset, joiden asiakkaana toimit? Mietipä uutta ostosta tai palvelua, jota saattaisit tarvita lähitulevaisuudessa. Miten aloitat etsinnän? Todennäköisesti vastaat, että internetistä hakukoneen avulla. Vaikka tuotetta tai palvelua ei myytäisikään internetin välityksellä, luultavasti löydät sieltä suuren määrän tietoa hakuusi liittyvistä asioista. Internet tarjoaa sekä tuotetietoja että niiden yritysten yhteystietoja, jotka tarjoavat hakemiasi asioita, vaikka kyseessä olisikin perinteinen kivijalkaliike. Sinulla on heti käytettävissäsi paljon ostopäätökseesi vaikuttavaa tietoa kuten kuvia, tuotearvosteluita ja – tietenkin – yritysten verkkosivuja. Verkkosivut lisäävät yrityksen näkyvyyttä ja uskottavuutta. Nettisivujen kautta asiakas voi etsiä tietoja tuotteesta tai kysyä lisätietoja silloin, kun se on hänelle kätevintä. Internetin aika- ja paikkariippumattomuus voi myös avata kokonaan uusia markkinoita vaikkapa toiselta puolen maapalloa. Parhaassa tapauksessa verkkosivu on kuin myyntiedustaja, joka mainostaa ja myy tuotteitasi kellon ympäri sekä vastaa asiakkaiden kysymyksiin.
Useimmiten pienyrityksellä on siis hyvä olla nettisivu. Siihen liittyviä seikkoja kannattaa ottaa huomioon heti yritystä perustettaessa. Nettisivun otsikon ja verkkotunnuksen eli domain-nimen (esim. www.avitas.fi) on hyvä sisältää samoja elementtejä kuin yrityksenkin nimessä. Yrityksen toimintaa kuvaava domain-nimi auttaa myös hakukonenäkyvyydessä. Nimiehdokkaiden pikainen googlettaminen ei varmasti ole hukkaan heitettyä aikaa, sillä nimen vaihtaminen myöhemmin tuo turhia ylimääräisiä kustannuksia. Samalla voi tarkistaa samankaltaiset toiminimet yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Suomalaisia eli .fi-päätteisiä verkkotunnuksia hallinnoi Viestintävirasto. Sivustolta voi helposti tarkistaa, onko kaavailtu verkkotunnus vapaa, ja tämä pitää tehdä joka tapauksessa, sillä verkkotunnus voi olla varattuna, vaikka sitä ei hakukonehauissa näkyisikään. Tarkistus on hyvä tehdä jo suunnitteluvaiheessa, jottei nettisivujen toteutusvaiheessa tule yllätyksiä. Tunnusta ei kuitenkaan tarvitse itse varata, etenkin jos sivuston toteutus jätetään ulkopuoliselle taholle, jolloin sivuston toimittaja voi hoitaa verkkotunnus- ja palvelinasiat. Suosituin tapa järjestää nettisivuille palvelin on web-hotellin käyttö. Web-hotellit tarjoavat vuokrattavan nettisivutilan lisäksi yleensä myös sähköpostitilejä, ja oman verkkotunnuksen alla sijaitseva sähköposti onkin yritysilmeen kannalta muita sähköpostilaatikoita uskottavampi ratkaisu. Nettisivujen toimittajat voivat usein järjestää asiat web-hotellin kanssa niin, että asiakkaan ei tarvitse huolehtia teknisistä yksityiskohdista.
Takana ovat ne ajat, jolloin nettisivujen perustamiskustannukset olivat suuret. Hinnat vaihtelevat noin satasesta muutamaan tonniin toimittajan koosta, sivuston toteutustavasta ja ominaisuuksista riippuen. Omatoiminen nuuskiminen ja tarjousten kysyminen kannattaa, sillä yleispätevää neuvoa sopivan toimittajan löytämiseen tuskin on. Tärkeintä on se, että sivuston toimittaja on omannäköinen ja budjettiin sopiva. WordPress tai muu vastaava julkaisujärjestelmä on asiakkaalle hyödyllinen ratkaisu, koska sivuston päivittämisessä ei juurikaan tarvita teknistä taitoa. Itse päivitettävien sivujen etuna staattisiin sivuihin verrattuna on tuoreen sisällön kiinnostavuus ja vetovoima: vaikka tuote- tai palveluntarjontasi säilyisikin samanlaisena, voit silti ladata sivustollesi vaikkapa tyytyväisten asiakkaiden kommentteja, kuvia tai videoita yrityksen toiminnasta, blogitekstejä tai muuta kävijöihin vetoavaa.
Sisältöä, hakukonenäkyvyyttä ja muuta käsitellään myöhemmissä blogauksissa enemmän.
Teksti on julkaistu aiemmin Avitaksen vanhojen nettisivujen blogissa. Kuva: https://www.pexels.com
Tilitoimistoissa ja taloushallinnon ohjelmistoyrityksissä vuosi jakautuu yleensä sykleihin, joista toiset ovat kiireisempiä kuin toiset. Kiireisinä aikoina aikaa riittää juuri ja juuri siihen olennaiseen ja työtehtäviä on pakko priorisoida. Entä, jos ne työtehtävät, joihin ei välttämättä tarvita kirjanpitäjän tai muun asiantuntijan erikoisosaamista, olisikin mahdollista delegoida assistentille? Ja luottaa silti, että kaikki työtehtävät tulevat hoidetuksi ajallaan ja huolellisesti!
Sähköiset taloushallinnon ohjelmat ovat nykyisin tilitoimistoille korvaamattomia työkaluja. Parhaimmillaan automatisoitu taloushallinto antaa mahdollisuuden työskennellä ajasta ja paikasta riippumatta tehokkaasti. Tämä antaa myös mahdollisuudet työtehtävien jakamiselle uudella tavalla myös etänä työskentelevälle assistentille.
Assistentti helpottaa tilitoimiston rutiinitöitä
Tilitoimistolle assistentista voi olla paljon hyötyä. Erityisen kiireisinä aikoina, esimerkiksi alkuvuodesta, kesälomien ja sairauspoissaolojen aikana assistentti voi olla korvaamaton apu. Assistentin ei tarvitse välttämättä olla fyysisesti toimistolla kiireen keskellä, vaan hän voi auttaa työtehtävissä myös etänä. Paras mahdollinen tilanne olisi, että tilitoimisto voisi käyttää aina samaa assistenttia, joka tuntisi jo rutiinit ja työtavat.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa tilitoimistoa:
Kiireisinä aikoina reskontran ylläpito ja laskutus
Taloushallinnon ohjelmistoyritykset hyötyvät markkinoinnin ja viestinnän osaajasta
Sähköisten taloushallinnon ohjelmistoyritysten toiminta on viime vuosina kasvanut voimakkaasti. Yritykset panostavat esimerkiksi markkinointiin erilaisissa sosiaalisen median kanavissa. Itse taloushallinnon ohjelmistoyrityskin voi hyötyä monella tavalla ulkopuolisen assistentin avusta. Ohjelmistoyrityksen tarpeet assistentille voivat olla hyvin erilaiset kuin tilitoimiston.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa taloushallinnon ohjelmistoyritystä:
Markkinointiviestintä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa