Ajankäytön hallitseminen työssä on asia, jossa meistä jokainen voi varmasti kehittyä. Ajankäytön hallintaan liittyviä koulutuksia järjestetään suhteellisen ahkerasti, joten aihe on todellakin pinnalla monella työpaikalla. Miten voit hallita omaa ajankäyttöä töissä niin, että saat kaikki työt hoidettua mahdollisimman tehokkaasti, mutta kuitenkin niin, ettet joudu työskentelemään ympäripyöreitä päiviä?
Työterveyslaitos on julkaissut esimiehille ja asiantuntijoille tarkoitetun oppaan Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä. Opas on nimensä mukaisesti suunnattu erityisesti asiantuntijoille ja esimiehille, mutta jokaisen yrityksen työntekijän ajankäyttö vaikuttaa koko yritykseen. Aiheeseen perehtyminen on siis tarpeellista niin johtajille kuin työntekijöillekin. Tässä blogikirjoituksessa listataan muutamia keinoja, joista voi olla apua ajanhallinnassa. Osa vinkeistä on poimittu Työterveyslaitoksen yllämainitusta julkaisusta, osa taas on itse hyväksi havaitsemiani tapoja.
Yhteistyö ajankäytönhallinnassa on tärkeää
Yrityksessä ajankäytön hallintaa ei kannata ajatella ainoastaan yksilön omana asiana tai ongelmana, vaan koko työtiimin yhteisenä tavoitteena. Tiimissä työskenteleville kaiken ydin on hyvä vuorovaikutus työtiimin jäsenten kesken. Kun viestintä toimii, myös työtehtäviä voidaan jakaa siten, että kaikkien aikaa käytetään mahdollisimman tehokkaasti ilman, että kenellekään tulee kuormitusta kohtuuttoman paljon tai toisaalta liian vähän. Ajanhallinnasta on siis otettava vastuu työpaikalla yhdessä. Ajankäyttöä voidaan suunnitella yhdessä esimerkiksi palavereissa tai etätyöympäristössä Skypen tai chatin välityksellä.
Suunnittelu ja priorisointi luovat perustan ajanhallinnalle
Ajankäytön suunnittelu on tärkeää siksi, että kaikkia työpöydällä olevia töitä ei ole yleensä mahdollista hoitaa yhden työpäivän tai välttämättä edes työviikon aikana. On siis mietittävä, missä järjestyksessä työtehtävät kannattaa hoitaa niin, että kaikki tulee valmiiksi ajallaan. Kalenteri on luonnollisesti hyvä apu suunnittelussa ja alustavan viikkosuunnitelman tekemisestä voi olla hyötyä kokonaisuuden hahmottamisessa. Kannattaa ottaa kuitenkin huomioon, että välillä voi tulla kiireellisiä työtehtäviä, jotka menevät työlistan kärkipäähän. Myös rutiininomaiset työt, kuten sähköpostin lukeminen ja siihen vastaaminen vievät yllättävän suuren osan työajasta.
Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin se, että joudut töiden tekemisen sijaan ratkomaan esimerkiksi ongelmia työohjelmien tai –laitteiden kanssa. Töiden tekemisessä tärkeintä on, että saat keskittyä itse työntekoon! Nykyaikaisiin ja tarkoituksenmukaisiin työvälineisiin panostaminen todella kannattaa, sillä ne säästävät työaikaasi ja hermojasi merkittävästi. Blogimme uudessa juttusarjassa käsitellään pienyrityksen laitehankintoja. Ensimmäisen osan pääset lukemaan tästä.
Multitasking ei tarkoita välttämättä tuplatehokkuutta
Moni joutuu työssään hoitamaan samaan aikaan useampaa työtehtävää. Vaikka tämä onkin normaalia, pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että et pysty keskittymään yhteenkään työtehtävistä kunnolla. Multitaskingin sijaan kannattaisikin keskittyä kerralla yhteen tehtävään edes hieman pidemmäksi ajaksi silloinkin, kun kiire painaa päälle. Toisaalta, jos jonkun työtehtävän parissa puurtaminen takkuaa pahasti, siirtyminen toiseen tehtävään vähäksi aikaa voi helpottaa työn jatkamista myöhemmin.
Deadlinet auttavat hommien valmiiksi saamisessa
Deadlinet rytmittävät monen työtä. Vaikka työtehtävä ei olisikaan kiireinen, deadlinen asettaminen (ja lähestyminen) auttaa silti saamaan hommiin vauhtia. Aina aikarajaa työn valmistumiselle ei välttämättä tule suoraan esimerkiksi esimieheltä tai asiakkaalta, mutta sellaisen voi siitä huolimatta asettaa itselleen, oman työnteon tehostamiseksi. Deadlinen asettaminen myös ei-kiireisiin työtehtäviin helpottaa myös viikkoaikataulun suunnittelua.
Ulkoistaminen voi helpottaa työtaakkaa ja vapauttaa voimavaroja olennaiseen
Kiireisenä aikana, kun työtunnit eivät riitä kaikkeen, joitakin työtehtäviä voidaan ulkoistaa myös yrityksen ulkopuolelle, esimerkiksi virtuaaliassistentille. Kun ulkoistat ne työtehtävät, joissa juuri omaa osaamistasi ei välttämättä tarvita, pystyt keskittymään niihin töihin, jotka vaativat sinun erikoisosaamistasi. Töiden ulkoistamisessa tärkeää on hyvä luottamussuhde, sillä ulkoistamisesta on hyötyä ainoastaan silloin, jos voi todella luottaa siihen, että työt tulevat tehdyksi ajallaan ja huolellisesti.
Työhyvinvoinnista huolehtiminen kannattaa
Ajankäytön hallinta vaikuttaa myös kokonaisvaltaiseen työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Vaikka työyhteisössä oltaisiin työaikojen suhteen joustavia, monelle sopii silti selkeiden työaikojen noudattaminen. Toisaalta on olemassa myös niitä ihmisiä, jotka nauttivat nimenomaan siitä, että voivat käydä hoitamassa juoksevia asioita, vaikka keskellä päivää ja sitten taas palata sorvin ääreen. Kiireisenäkin aikana kannattaa pitää kiinni myös tauoista, omasta vapaa-ajasta ja harrastuksista. Lue lisää työhyvinvoinnista aiemmasta blogitekstistämme.
Moni etsii tarvitsemiaan tuotteita ja palveluja Internetin hakukoneiden avulla. Hakukoneiden perus-tarkoituksena onkin siis tarjota mahdollisimman osuvaa ja hyvää tietoa hakijalle ja siksi selkeys, ymmärrettävyys ja informaatioarvo ovat tärkeitä. Niiden tärkeys lisääntyy edelleen sitä mukaa, kun haku-algoritmit kehittyvät entisestään. Internet-sivun näkyvyyttä hakutuloksissa voidaan parantaa huolellisella hakukoneoptimoinnilla eli SEO:lla (Search Engine Optimization) tai maksullisen mainonnan eli Pay Per Clickin (PPC) avulla. Aikaisemmassa Avitaksen blogikirjoituksessa käsiteltiin pienyrityksen nettisivujen hakukone-optimointia erityisesti sisällöntuoton näkökulmasta. Tässä tekstissä puolestaan esitellään lyhyesti, mihin SEO ja PPC perustuvat ja mitkä ovat niiden olennaisimmat erot.
Onnistuneen SEO:n kaava – Onko sellaista olemassa?
SEO:lla tarkoitetaan siis sitä, että Internet-sivut on rakennettu hakukoneystävällisiksi eli tavoitteena on, että hakukoneet (esim. Google) löytävät ne mahdollisimman osuvasti. Hakukoneiden kautta sivuille tulevaa liikennettä kutsutaan orgaaniseksi (”luonnostaan tulevaksi”), eli se ei ole maksullista tai referoitua eli toisten sivujen kautta tulevaa liikennettä.
SEO ei ole yksinkertainen ominaisuus tai lisäosa, jonka voi napsauttaa päälle, vaan ennemminkin kimppu asioita, jotka huomioimalla sivuston näkyvyyttä hakutuloksissa voidaan parantaa. Tärkeä osa hakukonenäkyvyyden parantamisessa on avainsanatutkimus eli sen selvittäminen, millaisia hakusanoja ihmiset käyttävät etsiessään tietoa. Avainsanoilla on merkitystä, sillä huonosti valitun avainsanan vuoksi potentiaaliseen kohderyhmään kuuluvat henkilöt eivät välttämättä löydä sivuille. Pelkkään kuvaavaan avainsanaan ei voi kuitenkaan enää luottaa, sillä hakualgoritmit ovat kehittyneet ja kehittyvät edelleen simppeleistä avainsanoja laskevista algoritmeista semanttisiin sisältöä tulkitseviin algoritmeihin.
On hyvä muistaa, että hakukonenäkyvyyteen vaikuttavat asiat voivat olla sivun tekijän ”hallinnassa” tai sitten muista tekijöistä riippuvaisia. Kaikkea sivujen tekijäkään ei voi siis kontrolloida! Voit itse vaikuttaa esimerkiksi sisällön määrään, laatuun ja siihen, kuinka usein lisäät uutta sisältöä sivulle. Myös sivuston tekniset ominaisuudet ovat tärkeitä ja hakukoneet katsovat muun muassa sitä, miten nopeasti sivusto latautuu ja toimiiko se myös mobiililaitteella. Tämä on olennainen seikka nykyisin, kun huomattava osa Internetin käytöstä tapahtuu puhelimella tai tabletilla. Myös sivuston sisäinen linkitys, eli linkittäminen toiselle omalla nettisivulla olevalle sivulle, voi lisätä sivuston arvoa hakukoneiden silmissä tarjoamalla vierailijoille kiinnostavaa ja relevanttia lisäluettavaa.
Mitä sitten ovat muista riippuvaiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa hakukonenäkyvyyteen? Hakukoneiden silmissä luotettavuuden vaikutelmaa lisää se, että ihmiset ovat linkanneet omilta sivuiltaan esimerkiksi blogitekstiisi. Myös se, että joku jakaa linkkiä sivuillesi sosiaalisessa mediassa vaikuttaa positiivisesti näkyvyyteen. Lisää vinkkejä onnistuneeseen blogitekstiin ja sen näkyvyyden parantamiseen löydät esimerkiksi täältä. Positiivinen asia on tietysti myös se, jos sivullesi klikkaajat käyttävät aikaa sivulla sen sijaan, että he palaisivat klikkauksen jälkeen bumerangina takaisin hakutuloksiin. Tässä on esitelty ainoastaan muutamia SEO:on vaikuttavia tekijöitä ja aiheeseen kannattaa ehdottomasti tutustua tarkemmin, jos se kiinnostaa sinua!
PPC voi antaa sivullesi lisänäkyvyyttä
SEO:sta poiketen PPC on maksullista markkinointia ja sitä tarjoavat esimerkiksi Google AdWords ja Yahoo Search Marketing. Maksullisella hakukonemainonnalla tarkoitetaan sitä, että joka kerta, kun sivuston linkkiä klikataan hakukoneen tuloksissa, tämä maksaa tietyn summan mainostavalle yritykselle. PPC perustuu SEO:n tapaan avainsanoihin, mutta myös hakijan sijainti tai Internet-käyttäytyminen voivat vaikuttaa mainoksen näkymiseen, sillä mainokset on voitu asettaa näkymään esimerkiksi ainoastaan pääkaupunkiseudun alueella. PPC:n käytöllä markkinoinnissa on etunsa, joista näkyvin on se, että PPC-mainokset löytyvät hakutulosten ensimmäisenä. Niillä on siis luonnollisesti mahdollisuus saada paljon huomiota ja klikkauksia! Myös maksullisessa mainonnassa on kuitenkin kilpailua, sillä monesti useammat mainokset tavoittelevat ykköspaikkaa tietyllä hakusanalla. Edes rahalla ei saa siis välttämättä kärkipaikkaa hakutuloksissa jos perusasiat eivät ole kunnossa, eli PPC-mainoksissa kannattaa SEO:n tapaan panostaa huolellisesti mietittyyn otsikkoon ja tekstiin.
Kuinka paljon PPC sitten maksaa mainostajalle? Tähän ei ole olemassa yksiselitteistä vastausta, sillä esimerkiksi Google AdWordsissa hinta määräytyy tapauskohtaisesti. Yksittäisen klikkauksen todellista hintaa kutsutaan CPC:ksi (Cost per Click). Mainoskampanjan suunnittelussa ensimmäinen askel on päättää, kuinka paljon yhdestä klikkauksesta ollaan valmiita maksamaan. Todelliseen hintaan vaikuttavat myös esimerkiksi mainokselle annetut laatupisteet (Quality score). Jos mainoksella on korkeat laatupisteet, klikkauksen hinta on mainostajalle halvempi. Laatupisteisiin ja niiden määräytymiseen Google AdWordsissa voit tutustua tarkemmin esimerkiksi täällä (https://support.google.com/adwords/answer/7050591)
Kumpaa sitten kannattaisi käyttää, SEO:a vai PPC:tä? Tähän ei luonnollisestikaan ole olemassa selvää vastausta. Yrityksen Internet-mainonnassa tulee huomioida useita asioita ja yksi merkittävämmistä tekijöistä on tietysti budjetti. Jos Internet-markkinointiin käytettävä budjetti on suurempi, näkyvyydestä ollaan valmiita maksamaan ja aikaa tai mahdollisuuksia pitkäjänteiseen hakukoneoptimointiin ei ole, PPC voi olla viisas valinta. Sen avulla sivuston voi saada nopeastikin näkymään korkealla hakutuloksissa. Silloin, kun yritys on pieni, kilpailutilanne väljä tai markkinointiin ei haluta uhrata suuria summia, SEO voi olla järkevämpi vaihtoehto. Taitavasti rakennetulla SEO:lla voi saada sivuille runsaasti lisää kävijäliikennettä maksamatta erikseen klikkauksista. SEO:n hiomiseen kuluu kuitenkin usein reilusti aikaa ja vaivaa.
Lisää apua ja vinkkejä hakukoneoptimointiin löytyy Googlaamalla, ja harjoitus tekee mestarin tässäkin asiassa!
Tilitoimistoissa ja taloushallinnon ohjelmistoyrityksissä vuosi jakautuu yleensä sykleihin, joista toiset ovat kiireisempiä kuin toiset. Kiireisinä aikoina aikaa riittää juuri ja juuri siihen olennaiseen ja työtehtäviä on pakko priorisoida. Entä, jos ne työtehtävät, joihin ei välttämättä tarvita kirjanpitäjän tai muun asiantuntijan erikoisosaamista, olisikin mahdollista delegoida assistentille? Ja luottaa silti, että kaikki työtehtävät tulevat hoidetuksi ajallaan ja huolellisesti!
Sähköiset taloushallinnon ohjelmat ovat nykyisin tilitoimistoille korvaamattomia työkaluja. Parhaimmillaan automatisoitu taloushallinto antaa mahdollisuuden työskennellä ajasta ja paikasta riippumatta tehokkaasti. Tämä antaa myös mahdollisuudet työtehtävien jakamiselle uudella tavalla myös etänä työskentelevälle assistentille.
Assistentti helpottaa tilitoimiston rutiinitöitä
Tilitoimistolle assistentista voi olla paljon hyötyä. Erityisen kiireisinä aikoina, esimerkiksi alkuvuodesta, kesälomien ja sairauspoissaolojen aikana assistentti voi olla korvaamaton apu. Assistentin ei tarvitse välttämättä olla fyysisesti toimistolla kiireen keskellä, vaan hän voi auttaa työtehtävissä myös etänä. Paras mahdollinen tilanne olisi, että tilitoimisto voisi käyttää aina samaa assistenttia, joka tuntisi jo rutiinit ja työtavat.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa tilitoimistoa:
Kiireisinä aikoina reskontran ylläpito ja laskutus
Taloushallinnon ohjelmistoyritykset hyötyvät markkinoinnin ja viestinnän osaajasta
Sähköisten taloushallinnon ohjelmistoyritysten toiminta on viime vuosina kasvanut voimakkaasti. Yritykset panostavat esimerkiksi markkinointiin erilaisissa sosiaalisen median kanavissa. Itse taloushallinnon ohjelmistoyrityskin voi hyötyä monella tavalla ulkopuolisen assistentin avusta. Ohjelmistoyrityksen tarpeet assistentille voivat olla hyvin erilaiset kuin tilitoimiston.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa taloushallinnon ohjelmistoyritystä:
Markkinointiviestintä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa