Onnistunut projektin hallinta tuottaa parhaan arvon asiakkaalle ja samalla tulosta viivan alle. Projektinhallintaan on monia menetelmiä ja monet niistä tuttuja erityisesti IT-alalta, mutta ne sopivat myös muuhun projektimaiseen työskentelyyn, oli alana sitten rakennus, viestintä, teollisuus, tapahtumatuotanto tai mikä tahansa suunnittelu tai kehitysprojekti.
Projektinhallintamenetelmät ovat eräänlaisia karttoja tai canvaksia sille, miten projekti pysyy lapasessa koko prosessin ajan ja samalla myös hallinnan tunne pysyy läsnä. Osa projektinhallintametodeista antaa hyvinkin tarkkoja sääntöjä tai ohjeita ihan päivittäiseen tekemiseen ja osa tarjoaa enemmän vapautta soveltamiseen. Esittelen alla muutamia yleisimpiä projektinhallintamenetelmiä, jotka voivat auttaa oman tiimin tekemisen jäsentämisessä. Kaikilla menetelmillä on omat vahvuutensa, mutta hahmottamalla vahvuudet, voit valita omalle projektillesi parhaan menetelmän ja vaikka yhdistellä useita menetelmiä sopivissa suhteissa.
Agile (Ketterä)
Ketterät menetelmät ovat paljon käytetty metodologia IT-alalla, mutta sopii myös muualle hienosti.
Agilessa koko projektia ei pyritä suunnittelemaan etukäteen vaan pyritään projektin aikana mukautumaan muutoksiin. Tässä menetelmässä ei edetä lineaarisesti alusta loppuun vaan tiimi kiertää samaa silmukkaa suunnittelusta toteutukseen koko projektin edetessä. Menetelmään on helppo osallistaa sidosryhmiä ja sen tavoitteita ja toteutusta voidaan muokata ketterästi matkan varrella.
Ketterien menetelmien edut ovat metodin vapaudessa ja joustavuudessa ja se onkin erityisen toimiva luovissa projekteissa. Ketterissä menetelmissä saat jatkuvaa palautetta projektin sidosryhmiltä, jolloin se ei sisällä niin suurta riskiä tavoitteiden määrittelyn suhteen. Ketterät menetelmät sopivat hyvin projekteihin, jossa tavoitteen eksakti määrittely on hankalaa ja jossa projektin pitää pystyä sopeutumaan ja mukautumaan ympäristön muutoksiin.
Ketteriä menetelmiä käytettäessä projektin budjetointi ja aikataulu voi olla hankalampia määritellä. Se myös vaatii myös sidosryhmiltä suurempaa sitoutumista projektiin.
Scrum
Scrum on ketterien menetelmien sovellutus. Srumin periaatteisiin kuuluvat 30 päivän mittaiset sprintit ja päivittäiset nopeat palaverit. Scrum nostaa keskiöön tiimin, jolla ei välttämättä ole selkeää johtajaa, vaan joka on itseohjautuva. Scrum sopii siis hyvin tiimeille, joilla on korkea osaaminen ja motivaatio.
Scurmissa työskennellään 30 päivän sprinteissä, joihin projektin tavoitteet ja sille asetetut toiveet jaetaan. Se helpottaa projektin jakamista osatavoitteisiin ja tekee kehitystahdista ripeän.
Scrumin huonoina puolina voidaan pitää Agilen tapaan hankalaa lopputuotteen aikatauluttamista ja budjetointia. Itseohjautuviin tiimeihin liittyy omat riskinsä, jos tiimin jäsenet eivät ole omalta taustaltaan ja osaamiseltaan itseohjautuvia (Teal). Scrumissa yhden tiimin jäsenen lähteminen tiimistä voi myös aiheuttaa ongelmia ja metodi ei siten ole kovin joustava. Scrumia voidaan arvostella myös Lean ajatteluun verraten olevan hidas kun sitoudutaan 30 päivän sprintteihin, joka voi olla liian pitkä aika, jos ongelma löytyy sprintin alussa.
Vesiputous
Vesiputousmenetelmä on klassinen menetelmä ja ollut käytössä jo 70-luvulta saakka erityisesti IT-alalla. Menetelmän keskiössä on ongelman ja tavoitteen hyvin tarkka määrittely, joka tapahtuu aivan projektin alussa. Menetelmä perustuu askeliin, jotka tapahtuvat peräkkäin ja seuraavan askeleen tai taskin suorittaminen edellyttää, että edellinen on valmis. Kun vesiputousmalli painottaa ongelman ja tavoitteen hyvin selkeää määrittelyä, on tärkeää myös resursoida tähän määrittelyyn ja tutkimukseen riittävästi, jotta onnistutaan ratkaisemaan oikea ongelma.
Vesiputousmallin ehdoton etu on sen yksinkertaisuus ja helppo ymmärrettävyys. Sen yksinkertainen rakenne helpottaa työn jakamista ja jaksottamista. Projektin määrittelyn painottaminen aiheuttaa sen, että yleensä projektista on hyvät dokumentaatiot, jolloin projektiin on helppo ottaa mukaan myös uusia tekijöitä.
Vesiputousmallin heikkouksina voidaan nähdä alussa tapahtuvan määrittelyn painotus, jos siinä epäonnistutaan, projekti todennäköisesti epäonnistuu. Vesiputous sopii hyvin yksinkertaisiin projekteihin, joissa tavoitteiden ja ongelman määrittely on yksinkertaista ja projekteihin, joissa tarkka dokumentaatio on tärkeää.
Kriittisen polun menetelmä (CPM)
Edelliset menetelmät ovat tyypillisiä IT-alalla ja vaikka niitä voidaan soveltaa hyvin muuallakin, on olemassa vaihtoehtoja, joita ei ole kehitetty nimenomaan ohjelmistojen kehitystarpeisiin. Kriittisen polun menetelmä on yksi näistä.
Kriittisen polun menetelmässä pyritään aluksi kartoittamaan kaikki ne tapahtumat, mitä pitää tapahtua, jotta projekti valmistuu. Nämä tapahtumat tai taskit voidaan sitten jakaa projektin varrelle ja samalla kartoitetaan mitkä niistä voidaan suorittaa yhtä aikaa ja mitkä niistä vaativat jonkin toisen taskin valmistumista ennen.
Kriittisen polun menetelmällä pystytään projektia ja sen valmistumista aikatauluttamaan paremmin ja samalla priorisoimaan taskeja. Vesiputousmallin tapaan Kriittisen polun metodia vaatii paljon osaamista ongelman ja tavoitteen määrittelyltä ja aikatauluttamiselta ja ei siten ole yhtä joustava, kuin ketterät menetelmät. Kriittisen polun menetelmä sopii paremmin esimerkiksi teollisiin projekteihin ja vähemmän joustavana metodina huonommin luoviin projekteihin.
Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM)
CCPM on uudempi projektinhallintametodologia ja se on kehitetty kriittisen polun vaihtoehdoksi. Uudella menetelmällä on pyritty ratkaisemaan projektin aikatauluttamiseen, resurssointiin ja kustannuksiin liittyviä ongelmia. Metodi pyrkii ottamaan huomioon myös sellaiset resurssivaatimukset, jotka eivät kuulu projektin verkostoon, mutta joiden panos joka tapauksessa vaaditaan. Metodi ei välttämättä vaadi parasta mahdollista lopputulosta, vaan tyytyy riittävän hyvään, koska absoluuttisen parhaan ratkaisun analysointi on usein mahdotonta tai ainakin kallista ja vaikeaa ja toisaalta ympäristön muuttuessa voi optimi myös muuttua matkan varrella. Metodi tuo myös pelivaraa ja puskureita, joilla voidaan valmistautua matkan varrella tapahtuviin muutoksiin. Metodi siis keskittyy enemmän resurssihaasteisiin, kuin esimerkiksi CPM -menetelmä.
Kriittisen ketjun metodin edut ovatkin nimenomaan resurssien ja aikataulujen hallinnassa ja se mahdollistaa sen, että jokin projektin kannalta kriittinen resurssi on käytettävissä oikeaan aikaan. Kun prosessi määritellään tavoitteessa lähtien, käyttäen esimerkiksi back mappingiä, yleensä metodi toimii paremmin monimutkaisissa projekteissa.
CCPM sopi hyvin yhden projektin ympäristöön, mutta toimii huonommin monien projektien yhtäaikaisessa hallinnassa, jossa resurssit jaetaan projektien kesken.
Projektinhallintatyökalut
Projektinhallintaan on luotu metodien lisäksi myös erinomaisia välineitä projektin visuaaliseen esittämiseen.
Kanban
Kanban-taulu on yksinkertaisimmillaan post-it lapuista valkotaululle koottu visuaalinen tapa jäsentää projektia ja työtä. Projekti jaetaan pienempiin tehtäviin ja jokaisella lapulle tai kortille kirjataan yksi tehtävä ja lappuja siirrellään sarakkeesta toiseen sen mukaan, onko tehtävä otettu aloittamista vaille valmis, otettu työn alle vai valmis. Kanban helpottaa projektin etenemisen seuraamista ja auttaa löytämään projektin jumikohdat ja pullonkaulat. Se helpottaa myös hallitsemaan erilaisten taskien ja työtehtävien määrää ja samalla tekee näkyväksi työn etenemisen, mikä voi muuten olla erityisesti asiantuntijatyössä hankalaa. Kanban taulu on helppo ottaa käyttöön ja sen avulla projektin hallintaan on helppo osallistaa koko tiimi. Kanban sopii kuitenkin huonommin työhön, jossa tekemättömien tehtävien määrä on suuri ja se vaatii myös koko tiimiltä sitoutumista työvälineen käyttöön.
Kanban ei vaadi välttämättä valkotaulua ja suurta seinäpinta-alaa, vaan sen voi luoda helposti myös virtuaalisesti käyttäen työkaluna esimerkiksi Trelloa (https://trello.com/) Trellon voi ottaa käyttöön täysin ilmaiseksi ja sen saa hyvin integroitua moniin muihin ohjelmiin. Myös monissa ERP-järjestelmissä on kanban sisään rakennettuna mahdollisuutena. Trellossa kanban voisi näyttää esimerkiksi tältä:
Gantt
Gantt on kaavio, jolla voidaan hallita projektin ja sen eri osien kestoa. Kaaviossa ylimmäksi sijoitetaan aikajana ja sen alle sijoitetaan tehtävät ja resursoidaan niille niiden tarvitsema aika, merkitään tehtävät aloitus ja valmistumisajat. Gantt on oiva työkalu projektin kokonaisuuden hahmottamiseen ja moderneilla Gantt-kaavioilla otetaan huomioon myös tehtävien väliset riippuvaisuudet. Yksinkertaisimmillaan Gantt-kaavion voi luoda esimerkiksi Excelillä ja toki tähänkin tarkoitukseen löytyy myös ohjelmia. Myös Gantt-kaavioita on monissa ERP-järjestelmissä mukana.
Jokainen yrittäjä toivoo, että toimiston arki olisi sujuvaa ja hommat hoituisivat tasaisella vauhdilla. Joskus kaikki ei kuitenkaan mene suunnitellusti ja ylimääräisiä hommia joutuu pähkäilemään vapaa-ajallakin. Tässä tekstissä käsitellään muutamia keinoja, joilla voi helpottaa toimiston arkea.
Niksejä toimiston sujuvaan arkeen
Monet eri tekijät vaikuttavat toimiston sujuvaan arkeen. Yleinen ilmapiiri on yksi suurimmista tekijöistä, varsinkin pienemmissä yrityksissä. Jos työntekijät eivät tule toimeen keskenään, tai ilmapiiri ihmisten välillä on muuten huono, vaikuttaa se koko toimistoon negatiivisesti. On siis tärkeää, että kaikki yrittävät tulla toimeen ja reilusti kuuntelevat toisiaan. Ilmapiiriä voi parantaa yhteisellä tekemisellä tai toiminnalla ja pitämällä yllä työntekijöiden tasa-arvoa.
Onnistunut kommunikointi ja viestintä ovat myös avainasemassa. Kulkeeko informaatio tarpeeksi nopeasti henkilöltä toiselle? Muuttuuko viesti matkalla, jos se kulkee liian monen henkilön kautta? Hyviä keinoja onnistuneeseen sisäiseen viestintään on esimerkiksi viikkopalaverit, joissa heti viikon alussa käydään tärkeimmät asiat läpi. Työntekijöiden väliset keskusteluryhmät, sekä erilaiset työtilat ja -kanavat (esim. Bitrix24 tai Microsoft Teams) helpottavat ja nopeuttavat tiedon kulkua henkilöltä toiselle. Näissä kanavissa saa nopeasti tiedotteen tai viestin koko henkilökunnan näkyville, tai vaihtoehtoisesti lähetettyä vain tietylle henkilölle.
Erittäin tärkeä kriteeri toimiston arjen sujumisessa on se, että jokainen tietää omat työtehtävänsä ja jokaisella on oma vastuualueensa. Toimitusjohtaja, diplomi-insinööri, rakennusinsinööri, projektipäällikkö ja valvoja hoitavat kaikki omia erilaisia työtehtäviään. Monesti työntekijöillä on kuitenkin monta rautaa tulessa samaan aikaan ja työtehtäviä tulee hoidettavaksi liiankin monelta eri osa-alueelta. Useasti toimitusjohtaja tai se joka kerkeää, hoitaa toimiston paperiasiat ja pikkuhommat. Nämä tehtävät voivat olla niitä, joita joutuu hoitamaan jopa vapaa-ajalla, vaikka aika tai kiinnostus ei riittäisi. Tähän asiaan on yksinkertainen ratkaisu; assistenttipalvelu.
Miten assistenttipalvelu helpottaa arkea?
Nykypäivänä on monia yrityksiä, jotka tarjoavat assistenttipalveluita. Me Avitaksella tarjoamme tätä kyseistä palvelua virtuaaliassistentin, sekä liveassistentin muodossa. Voit valita virtuaaliassistentin, joka tekee työn etänä tai liveassistentin, joka voi hoitaa tehtävät paikanpäällä yrityksen toimitiloissa.
Toimistostanne löytyy todennäköisesti alan osaavat ammattilaiset ja työntekijät, mutta kenen harteille jää toimiston yleiset asiat? Onko teillä toimistohommia, joihin ei riitä aika tai työntekijät? Kuka hoitaa laskutuksen, markkinoinnin ja sähköposteihin, sekä puheluihin vastaamisen? Toimiston arki helpottuu huomattavasti, jos edellä mainittuja asioita ei tarvitse itse miettiä, vaan jättää ne oman assistentin huoleksi. Assistenttipalvelun avulla vähennät omaa työtaakkaasi ja mahdollistat sen, että pystyt käyttämään oman aikasi johonkin tärkeämpään ja hyödyllisempään. Oma assistentti voi auttaa esimerkiksi laskutuksessa, kilpailija-analyyseissä, hr-tehtävissä ja asiakaspalvelussa. Palveluita löytyy myös laajemman markkinoinnin ja nettisivuprojektien puolelta.
Yritykselle valitaan sopivin assistentti työtehtävien perusteella. Palvelun kautta saa henkilökohtaisen assistentin, mutta samalla koko tiimin ammattitaidon ja tuen käyttöönsä. Tehtävät voi siis huoletta luovuttaa assistentille hoidettavaksi. Työtuntien määrän voi määrittää valmiiksi kuukauden ajalle tai käyttää assistentin palveluita epäsäännöllisemmin, silloin kun on tarve. Kummassakin tapauksessa maksetaan vain tehdyistä ja suoritetuista työtunneista.
Oman assistentin avulla työntekijät voivat keskittyä siihen minkä osaavat parhaiten ja olla stressaamatta ylimääräisistä hommista. Tämä sujuvoittaa toimiston arkea entisestään.
Edellinen blogitekstimme käsitteli ajankäytön hallintaa, joten jatketaanpa samalla linjalla.
Yrittäjä törmää aika usein siihen, että jokin uusi tehtävä, yhteydenotto tai muu pakottava tarve vain kiilaa kaiken eteen ja edellinen homma jää kesken. Sitten kun palaat aiempaan tehtävään, punaista lankaa joutuu taas kaivelemaan esiin jonkin aikaa. Ja kas, tulee uusi keskeytys ja sama jatkuu. Lopputuloksena pahimmillaan kaikkeen menee selkeästi enemmän aikaa kuin silloin, jos tehtävät olisivat tulleet siistissä jonossa.
Tutkimuksissa on todettu, että keskeytykset maksavat aina jonkun verran tehokkuutta, vaikka tehtävä olisi suhteellisen yksinkertainenkin. Tarkkaa keskittymistä ja suurta työmuistia vaativissa töissä (kuten ohjelmointi) suorituskyky pitkällä aikavälillä laskee vieläkin enemmän ja lyhyellä aikavälillä saattaa estää etenemisen lähestulkoon kokonaan, jos keskeytyksiä tulee solkenaan: vaativaa työtä tekevä koodari toipuu keskeytyksestä niinkin hitaasti kuin 15-30 minuutissa. Jos tunnissa tulee vaikka kaksikin keskeytystä, tehokasta flow-aikaa jää yllättävän vähän.
Flow-tilalla tarkoitetaan tässä yhteydessä syvää keskittymistä ja maksimaalista suorituskykyä käsillä olevassa tehtävässä. Käsitteenä flow on laajempikin, mutta tämän tekstin puitteissa tuskin on mielekästä avata sitä enempää.
Takaisin flowiin pääseminen on paljolti yksilöllistä, ja tehtävästä riippuen siihen kuluu noin 5-30 minuuttia. Melko yksinkertaisissakin tehtävissä (kuten esim. tehdaslinjaston kokoonpanotyössä) keskeytykset maksavat ja tuottavuus toipuu ennalleen vasta tuon 5+ minuutin jälkeen. Takaisin flowiin pääsyä voi jossain määrin nopeuttaa, mutta suurin osa neuvoista ja apukeinoista keskittyy keskeytysten välttämiseen tai ennakoimiseen, ja niistä varmastikin on hyvä aloittaa. Seuraavassa lyhyt kooste:
Järjestelmällisyys (ja hyvä järjestys) auttaa keskeytyksistä toipumiseen. Työn jatkaminen keskeytyksen jälkeen on helpompaa, jos kaikki olennaiset tiedot tai tarvikkeet ovat käsillä eikä yhtään ylimääräistä ole esillä. Tietotyössä se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työhön liittyvät tiedostot ovat siististi omassa kansiossaan eikä leviteltynä pitkin firman pilveä tai virtuaalisia työpöytiä. Organisointiin on olemassa myös kaikenlaisia metatietotyökaluja. Vaikkapa selaimella tehtävässä selvittelytyössä voi hoitaa asian niin, että pitää välilehdet avoinna ja tallennettuina, kunnes homma on valmis.
Keskeytysten tiedostaminen on mentaalista virittymistä tehtävään ja varautumista siihen, että keskeytyksiä on tulossa. Tutkimuksissa on todettu, että keskeytyksistä selviävät parhaiten sellaiset henkilöt, jotka tietävät keskeytysten olevan tulossa ja siten kykenevät varautumaan ja asennoitumaan niihin henkisesti. Oikea asennoituminen keskeytyksiin vaikuttaa positiivisesti myös tilanteessa, joissa keskeytyksiä ei tule – toisin sanoen, keskeytyksiä odottavat henkilöt työskentelevät tehokkaammin myös tilanteissa, joissa keskeytyksiä ei tulekaan.
Toista tämä: “Keskeytyksiä tulee aina. Teen nyt täydellä teholla töitä ennen seuraavaa keskeytystä. Sitten kun se tulee, hoidan sen hallitusti ja tehokkaasti.” Onnittelut, työtehosi nousi juuri jonkin verran. Pysyvästi. (Tai ainakin niin kauan, kuin tämä pysyy mielessä.)
Hallittu (graceful) keskeyttäminen tarkoittaa sitä, että keskeytyksen tullessa kuitenkin joko teet asian loppuun asti tai ainakin lopetat sen sellaiseen pisteeseen, että työmuistisi on “tyhjä” asian suhteen ja paikasta on helppo jatkaa. Esim. koodarin kannattaa kirjoittaa funktio loppuun ennen juniorin kysymykseen vastaamista.
Tehtävän kellottaminen kannattaa tehdä ajastimen avulla mikäli mahdollista sen sijaan, että kirjaisit tunnit ylös jälkikäteen. Tutkijoiden mukaan ajastimen käyttö voi helpottaa fokusoitumista: kun konkreettisesti “painat nappia”, niin mentaalinenkin tila muuttuu.
Vähennä yleistä henkistä kuormitusta mahdollisimman paljon. Käytä tehtävälistoja, jotta asioiden muistaminen helpottuu eikä niistä tarvitse pitää mielessä kirjaa. Käytä tuttuja työkaluja, esim. ohjelmistoja, joiden käyttöön olet harjaantunut. Toki uudenkin opetteleminen joskus kannattaa ja on suorastaan välttämätöntäkin, mutta harjaantuminen tuo kyllä tehokkuutta.
Tehtävälistat ovat hyödyllisiä myös mielentilan ja pirteyden kannalta. Tehdyn tehtävän yliviivaaminen luo aikaansaamisen tunnetta ja tyydytystä, ja muutenkin listoista voi tulla tunne, että asiat ovat paremmin kontrollissa, mikä puolestaan taas vähentää henkistä taakkaa.
Pyri kokoamaan keskeytykset yhteen. Katso mailit, pikaviestimet, tekstiviestit yms. tietyin väliajoin, älä aina kun maili tulee. Jos mailisofta mahdollistaa postien tarkistamisen tietyin väliajoin, laita aika riittävän pitkäksi. Ota äänimerkit pois. Ns. power hour -tekniikassa vuorotellaan noin 50 minuuttia keskeytymätöntä työtä ja 10 minuuttia mailien tarkistusta tai taukoilua.
Estä keskeytykset kokonaan. “Älä häiritse” on ikivanha, mutta aivan oikeasti toimiva keksintö.
Aloita. Saattaa kuulostaa melko itsestäänselvältä. 🙂 Kuitenkin, usein tulee tilanteita, joissa tulee mieleen, että “ei tätä kannata enää aloittaa tähän aikaan päivästä” tai “Jaa, sain tuon tehtyä ja lounasaikaan on 30 minuuttia. Ei ole järkeä aloittaa mitään isompaa, joten katson kissavideoita YouTubesta.” Koita silti voittaa itsesi ja aloittaa jotakin: muista, että kyllä se taukokin on sieltä tulossa.
Anna itsellesi lupa pitää taukoja. Voi jopa olla hyvä, että et määrittele mitään aikoja, jolloin pidät taukoja. Teet sen sitten, kun tuntuu siltä. Tärkeää on, että tiedät tauon olevan tulossa “joskus” – pelkkä tietoisuuskin mahdollisesta virkistymisestä virkistää jo itsessään. Sama pätee myös pidemmällä aikavälillä: Yrittäjällä usein lomat tai muu vapaa-aika ovat kortilla. Kuitenkin, jos tiedät, että säännöllinen vapaailta kuuluu rutiiniisi, se auttaa jaksamaan myös normipäivinä.
Tee jotain piristävää kun taukoilet. Itse tauolla tee jotain selkeästi erilaista, virkistävää ja energistä: jonkinlainen liikunta (venyttely, reipas kävely, varjonyrkkeily) on usein hyvä vaihtoehto. Kuuntele musaa. Tauko on virkistymistä varten, perustarpeista kuten nälästä tai vessakäynneistä huolehtiminen on asia erikseen, eivätkä tauot ole suoranaisesti niitä varten.
Huolehdi perustarpeistasi. Keskeytyksistä toipuminen ja flowiin takaisin pääseminen on helpompaa kun perustarpeet on tyydytetty, kroppa kunnossa ja mieli virkeänä. Syö terveellisesti, riittävästi ja säännöllisesti – tutkimusten mukaan lounaan väliin jättäminen tai siirtäminen usealla tunnilla pudottaa tehokkuutta tuntuvasti koko loppupäivän ajaksi. Nuku riittävästi ja harrasta liikuntaa.
Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Jos mahdollista, tee yksi tehtävä kokonaan loppuun ennen seuraavaan siirtymistä, etenkin jos tehtävä on erityisen tärkeä.
Priorisoi oikein. Tee tärkeimmät tehtävät ensin ja aloita lyhyemmistä. Poikkeuksena voi olla vähemmän tärkeän, mutta lyhyen, tehtävän teko ennen haastavampiin juttuihin siirtymistä: esimerkiksi päivän aluksi voi olla hyvä tehdä jokin lyhyt rutiinihomma ensin pois alta. Siitä voi saada päälle hyvän fiiliksen, joka sitten auttaa isompien tehtävien teossa ja lopputuloksena selviät niistäkin nopeammin.
Kerro työkaverille / esimiehelle / kenelle tahansa muulle, mitä teet seuraavaksi. Jonkin asian julkituonti edesauttaa siihen sitoutumista, ja tämä auttaa myös keskeytysten kanssa. Niistä on sitä helpompi toipua, mitä fokusoidumpi olet tehtävään.
Ajankäytön hallitseminen työssä on asia, jossa meistä jokainen voi varmasti kehittyä. Ajankäytön hallintaan liittyviä koulutuksia järjestetään suhteellisen ahkerasti, joten aihe on todellakin pinnalla monella työpaikalla. Miten voit hallita omaa ajankäyttöä töissä niin, että saat kaikki työt hoidettua mahdollisimman tehokkaasti, mutta kuitenkin niin, ettet joudu työskentelemään ympäripyöreitä päiviä?
Työterveyslaitos on julkaissut esimiehille ja asiantuntijoille tarkoitetun oppaan Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä. Opas on nimensä mukaisesti suunnattu erityisesti asiantuntijoille ja esimiehille, mutta jokaisen yrityksen työntekijän ajankäyttö vaikuttaa koko yritykseen. Aiheeseen perehtyminen on siis tarpeellista niin johtajille kuin työntekijöillekin. Tässä blogikirjoituksessa listataan muutamia keinoja, joista voi olla apua ajanhallinnassa. Osa vinkeistä on poimittu Työterveyslaitoksen yllämainitusta julkaisusta, osa taas on itse hyväksi havaitsemiani tapoja.
Yhteistyö ajankäytönhallinnassa on tärkeää
Yrityksessä ajankäytön hallintaa ei kannata ajatella ainoastaan yksilön omana asiana tai ongelmana, vaan koko työtiimin yhteisenä tavoitteena. Tiimissä työskenteleville kaiken ydin on hyvä vuorovaikutus työtiimin jäsenten kesken. Kun viestintä toimii, myös työtehtäviä voidaan jakaa siten, että kaikkien aikaa käytetään mahdollisimman tehokkaasti ilman, että kenellekään tulee kuormitusta kohtuuttoman paljon tai toisaalta liian vähän. Ajanhallinnasta on siis otettava vastuu työpaikalla yhdessä. Ajankäyttöä voidaan suunnitella yhdessä esimerkiksi palavereissa tai etätyöympäristössä Skypen tai chatin välityksellä.
Suunnittelu ja priorisointi luovat perustan ajanhallinnalle
Ajankäytön suunnittelu on tärkeää siksi, että kaikkia työpöydällä olevia töitä ei ole yleensä mahdollista hoitaa yhden työpäivän tai välttämättä edes työviikon aikana. On siis mietittävä, missä järjestyksessä työtehtävät kannattaa hoitaa niin, että kaikki tulee valmiiksi ajallaan. Kalenteri on luonnollisesti hyvä apu suunnittelussa ja alustavan viikkosuunnitelman tekemisestä voi olla hyötyä kokonaisuuden hahmottamisessa. Kannattaa ottaa kuitenkin huomioon, että välillä voi tulla kiireellisiä työtehtäviä, jotka menevät työlistan kärkipäähän. Myös rutiininomaiset työt, kuten sähköpostin lukeminen ja siihen vastaaminen vievät yllättävän suuren osan työajasta.
Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin se, että joudut töiden tekemisen sijaan ratkomaan esimerkiksi ongelmia työohjelmien tai –laitteiden kanssa. Töiden tekemisessä tärkeintä on, että saat keskittyä itse työntekoon! Nykyaikaisiin ja tarkoituksenmukaisiin työvälineisiin panostaminen todella kannattaa, sillä ne säästävät työaikaasi ja hermojasi merkittävästi. Blogimme uudessa juttusarjassa käsitellään pienyrityksen laitehankintoja. Ensimmäisen osan pääset lukemaan tästä.
Multitasking ei tarkoita välttämättä tuplatehokkuutta
Moni joutuu työssään hoitamaan samaan aikaan useampaa työtehtävää. Vaikka tämä onkin normaalia, pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että et pysty keskittymään yhteenkään työtehtävistä kunnolla. Multitaskingin sijaan kannattaisikin keskittyä kerralla yhteen tehtävään edes hieman pidemmäksi ajaksi silloinkin, kun kiire painaa päälle. Toisaalta, jos jonkun työtehtävän parissa puurtaminen takkuaa pahasti, siirtyminen toiseen tehtävään vähäksi aikaa voi helpottaa työn jatkamista myöhemmin.
Deadlinet auttavat hommien valmiiksi saamisessa
Deadlinet rytmittävät monen työtä. Vaikka työtehtävä ei olisikaan kiireinen, deadlinen asettaminen (ja lähestyminen) auttaa silti saamaan hommiin vauhtia. Aina aikarajaa työn valmistumiselle ei välttämättä tule suoraan esimerkiksi esimieheltä tai asiakkaalta, mutta sellaisen voi siitä huolimatta asettaa itselleen, oman työnteon tehostamiseksi. Deadlinen asettaminen myös ei-kiireisiin työtehtäviin helpottaa myös viikkoaikataulun suunnittelua.
Ulkoistaminen voi helpottaa työtaakkaa ja vapauttaa voimavaroja olennaiseen
Kiireisenä aikana, kun työtunnit eivät riitä kaikkeen, joitakin työtehtäviä voidaan ulkoistaa myös yrityksen ulkopuolelle, esimerkiksi virtuaaliassistentille. Kun ulkoistat ne työtehtävät, joissa juuri omaa osaamistasi ei välttämättä tarvita, pystyt keskittymään niihin töihin, jotka vaativat sinun erikoisosaamistasi. Töiden ulkoistamisessa tärkeää on hyvä luottamussuhde, sillä ulkoistamisesta on hyötyä ainoastaan silloin, jos voi todella luottaa siihen, että työt tulevat tehdyksi ajallaan ja huolellisesti.
Työhyvinvoinnista huolehtiminen kannattaa
Ajankäytön hallinta vaikuttaa myös kokonaisvaltaiseen työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Vaikka työyhteisössä oltaisiin työaikojen suhteen joustavia, monelle sopii silti selkeiden työaikojen noudattaminen. Toisaalta on olemassa myös niitä ihmisiä, jotka nauttivat nimenomaan siitä, että voivat käydä hoitamassa juoksevia asioita, vaikka keskellä päivää ja sitten taas palata sorvin ääreen. Kiireisenäkin aikana kannattaa pitää kiinni myös tauoista, omasta vapaa-ajasta ja harrastuksista. Lue lisää työhyvinvoinnista aiemmasta blogitekstistämme.
Pöytäkone vai kannettava? Mac vai PC? Langaton vai langallinen? Ilmaissoftat vai kaupalliset? Oma serveri vai pilvipalvelu? Kallis vai halpa?
Uudessa blogitekstisarjassamme käsittelemme ikuisuuskysymyksiä pk-yritysten tietotekniikkahankinnoista. Teksteissä käsitellään lähinnä pienen tietoa käsittelevän yrityksen, joko yksinäisen asiantuntijayrittäjän tai pienen toimiston, tarpeita. Koska kaikki rautaan liittyvät kirjoitukset kuitenkin vanhenevat muutamassa vuodessa, koitan pitää tekstin mahdollisimman yleispätevänä. Laitteistoehdotusten lisäksi yritän tarjota myös eväitä tietotekniikka-asioiden pohtimista varten.
Tietotekniikka vanhenee nopeasti. 10 vuotta sitten ei ollut käytössä pilvipalveluita. Ei ollut kuluttajahintaisia SSD-levyjä. Läppärit olivat joko surkean tehottomia tai sitten isoja kolhoja (jotka maksoivat mansikoita). Netbookit olivat tulossa muotiin. Nokia hallitsi matkapuhelinmarkkinoita ja iPhone vasta julkaistiin. Apple oli käyttökokemuksessa ylivertainen.
Nyt saa järkevän hintaisia noin kilon painoisia läppäreitä, joilla pystyy tekemään kaiken. (Ainakin melkein.) Tiedostot ovat pilvessä turvassa ja käytettävissä eri laitteiden ja käyttäjien kesken. Täydelliseen langattomuuteen on vielä matkaa, mutta ei sekään kaukana enää ole.
10 vuoden päästä ehkä käytämme kännykkää tai sen tapaista henkilökohtaista laitetta kaiken “fokuksena”; tärkeimmät tiedostot ja sovellukset kulkevat siinä mukana ja kännykkä vain “lainaa” muiden laitteiden resursseja, kuten laskentatehoa, tallennustilaa ja syöttölaitteita, tarpeen mukaan. Langattomasti ja saumattomasti. Ehkä eletään jo alkavan ubiikkitietotekniikan aikaa, ja sidonnaisuus laitteisiin alkaa hävitä kokonaan.
Tässä tekstissä käsitellään lähinnä tietokoneen ominaisuuksia. Sivuan myös hieman takuuta.
Millainen tietokone kannattaa valita?
Useimmat yrittäjät varmastikin allekirjoittavat sen teesin, että on fiksuinta hommata halvin työkalu, jolla homman saa tehtyä riittävän hyvällä tasolla ja tarpeeksi ripeästi. Firman Instagram-tiliä ylläpitävä tuskin tarvitsee kymppitonnin Hasselbladia kuvien ottamiseen, mutta toisaalta halvan kännykän kamera luultavasti ei peruskäyttäjän käsissä ole riittävä hyvännäköisiin tuotevalokuviin. Sama pätee tietotekniikkaankin: aivan halvimmat laitteet eivät useinkaan ole kannattavia hankintoja. Tämä nyrkkisääntö on pätenyt jo aika pitkään.
Parilla satasella tai halvemmallakin saa varmasti laitteen, jota voi kutsua “tietokoneeksi”, mutta halpiksesta on enemmän haittaa kuin hyötyä siinä vaiheessa, kun tallennustila ei riitä edes perusohjelmiin tai tavanomaiset toiminnot kuten sähköpostin luku tai projektinhallintajärjestelmän käyttö ovat niin hitaita, että niihin menee hukkaan minuuttitolkulla aikaa joka päivä. Toisaalta, 4 000 euron MacBook Pro on varmaan liioittelua, jos lähinnä lähettelet sähköposteja ja käytät toimisto-ohjelmia.
Kannettavat tietokoneet ovat jo sen verran tehokkaita, että pöytäkonetta tuskin kannattaa enää hommata jos hiukankin epäilet, että saatat tarvita tietokonetta tien päällä. Toimistolle voi sitten hankkia ulkoisen näytön, näppäimistön ja hiiren, jos on tarvetta (ja jotka joka tapauksessa hankkisit pöytäkonettakin varten). On aivan älyttömän kätevää kuljetella mukana tehokasta kilon painoista 14-tuumaista tietokonetta, jonka voi yhdellä USB-C-piuhalla laittaa kiinni ulkoiseen näyttöön, näppikseen ja hiireen – sekä lataukseen. Niin kotona kuin toimistollakin.
Mainitun kaltainen setti toki on hiukan hintava, ja lastentautejakin noissa telakoissa vielä on, etenkin (4k) näyttöjen kanssa. Mikä sitten olisi maltillisempi ratkaisu?
Seuraavia kysymyksiä kannattaa miettiä:
Kuinka paljon liikut? Kevyempi ja pienempi on parempi, jos käytät konetta paljon tien päällä.
Tarvitsetko erityisen hyvää akkukestoa, vai riittääkö puoli päivää?
Käsitteletkö arkaluontoista tietoa? Tietoturvan pitää silloin olla tavanomaista parempi.
Tarvitsetko laajennettua tai on-site takuuta?
Kahta jälkimmäistä kysymystä voi olla hyvä miettiä “pahimman kautta”, eli mitä tapahtuisi, jos koneella olevat tiedot joutuisivat vääriin käsiin tai jos kone yllättäen lopettaisi toimimisen?
Voidaan olettaa, että koneen sisältämät tiedot on turvallisesti varmuuskopioitu pilveen – se on nykyään varsin triviaali asia (erityiset tietoturvavaatimukset ovat asia erikseen). Käytännössä myös kaikkien tietokoneiden sisällön saa salattua. Tällainen tietoturva (yhdistettynä toimiviin tietoturvakäytäntöihin) useimmiten riittää tavanomaiseen rekisterinpitoon tai firman toiminnanohjaukseen.
On-site takuu vaihtotakuun sijasta on olennainen, jos sinun pitää saada jatkettua työtäsi välittömästi laiterikon sattuessa eikä toista laitetta ole.
Mobiiliyhteys tietokoneessa ei ole enää kovinkaan olennaista. Wi-Fi-yhteyksiä on kaikkialla, ja todennäköisesti käytät joka tapauksessa älykännykää, jossa on mobiilidatayhteys, jolloin voit hätätapauksessa jakaa sen hotspotilla ja käyttää tietokonettasi sitä kautta.
SSD-levy on selviö, muuta ei nykyään kannata miettiäkään, ellet jostain syystä tarvitse sen lisäksi isompaa massamuistia. 32 gigan SSD on varmasti liian pieni, 64 gigaa todennäköisesti sekin, joten 128 gigaa on järkevä SSD-levyn vähimmäiskoko. Se riittänee useimpiin työtarkoituksiin.
Muistin ja suorittimen osalta tätä kirjoitettaessa jokin Intelin Core-sarjan suorittimista (tai vastaava) on järkevä minimi, ja 8 GB RAM-muistia riittänee varmasti useimpien pienyrittäjien tarpeisiin.
Näyttö ja syöttölaitteet ovat hyvin tärkeitä, jos suuri osa ajastasi (sanotaan tunti-pari päivässä) kuluu tietokoneen ääressä. Itse en voisi kuvitellakaan käyttäväni läppärin näyttöä muuten kuin pakon edessä. 15 ja 24 tuuman välillä on melkoinen ero, ja usein isompikin näyttö on perusteltu. Tämän hetken sweet spot on varmaankin juuri tuo 24 tuumaa 1920×1080 resoluutiolla. Näppäimistö ja hiiri ovat pitkälti makuasioita – mikä vain tuntuu hyvältä käsissä.
Kuvatun kaltainen järkevät vaatimukset täyttävä paketti eli 13″ tai 15″ PC-tietokone, näyttö, näppäimistö ja hiiri pitäisi olla saatavissa noin tonnilla. Siihen vielä päälle tarvittavat ohjelmistot. Huomaa, että Microsoftin lisenssiehtojen mukaan yritykset eivät saisi käyttää Home-versioita.
PC vai Mac-kysymykseen antaa hinta vastauksen: ellei ole erityistä syytä valita Mac (kuten imagon ylläpitäminen tai aiempi tottumus Mac-koneisiin), kannattaa valita PC. Hintaero vastaavan raudan PC-koneeseen on edelleen selkeä, mutta toisaalta käyttöliittymät ovat nykyään aika samalla viivalla tehokkuudessa ja käytettävyydessä, ehkä jopa Windowsin eduksi ainakin tehokäyttäjälle. Macien etuja ovat perinteisesti olleet erityisen laadukkaat komponentit (vähemmän laiterikkoja), Windowsia parempi tietoturva ja hyvä akkukesto. Tilanne on selkeästi tasaisempi nykyään, eikä Macilla ole enää selkeää kaulaa millään osa-alueella.
Moni etsii tarvitsemiaan tuotteita ja palveluja Internetin hakukoneiden avulla. Hakukoneiden perus-tarkoituksena onkin siis tarjota mahdollisimman osuvaa ja hyvää tietoa hakijalle ja siksi selkeys, ymmärrettävyys ja informaatioarvo ovat tärkeitä. Niiden tärkeys lisääntyy edelleen sitä mukaa, kun haku-algoritmit kehittyvät entisestään. Internet-sivun näkyvyyttä hakutuloksissa voidaan parantaa huolellisella hakukoneoptimoinnilla eli SEO:lla (Search Engine Optimization) tai maksullisen mainonnan eli Pay Per Clickin (PPC) avulla. Aikaisemmassa Avitaksen blogikirjoituksessa käsiteltiin pienyrityksen nettisivujen hakukone-optimointia erityisesti sisällöntuoton näkökulmasta. Tässä tekstissä puolestaan esitellään lyhyesti, mihin SEO ja PPC perustuvat ja mitkä ovat niiden olennaisimmat erot.
Onnistuneen SEO:n kaava – Onko sellaista olemassa?
SEO:lla tarkoitetaan siis sitä, että Internet-sivut on rakennettu hakukoneystävällisiksi eli tavoitteena on, että hakukoneet (esim. Google) löytävät ne mahdollisimman osuvasti. Hakukoneiden kautta sivuille tulevaa liikennettä kutsutaan orgaaniseksi (”luonnostaan tulevaksi”), eli se ei ole maksullista tai referoitua eli toisten sivujen kautta tulevaa liikennettä.
SEO ei ole yksinkertainen ominaisuus tai lisäosa, jonka voi napsauttaa päälle, vaan ennemminkin kimppu asioita, jotka huomioimalla sivuston näkyvyyttä hakutuloksissa voidaan parantaa. Tärkeä osa hakukonenäkyvyyden parantamisessa on avainsanatutkimus eli sen selvittäminen, millaisia hakusanoja ihmiset käyttävät etsiessään tietoa. Avainsanoilla on merkitystä, sillä huonosti valitun avainsanan vuoksi potentiaaliseen kohderyhmään kuuluvat henkilöt eivät välttämättä löydä sivuille. Pelkkään kuvaavaan avainsanaan ei voi kuitenkaan enää luottaa, sillä hakualgoritmit ovat kehittyneet ja kehittyvät edelleen simppeleistä avainsanoja laskevista algoritmeista semanttisiin sisältöä tulkitseviin algoritmeihin.
On hyvä muistaa, että hakukonenäkyvyyteen vaikuttavat asiat voivat olla sivun tekijän ”hallinnassa” tai sitten muista tekijöistä riippuvaisia. Kaikkea sivujen tekijäkään ei voi siis kontrolloida! Voit itse vaikuttaa esimerkiksi sisällön määrään, laatuun ja siihen, kuinka usein lisäät uutta sisältöä sivulle. Myös sivuston tekniset ominaisuudet ovat tärkeitä ja hakukoneet katsovat muun muassa sitä, miten nopeasti sivusto latautuu ja toimiiko se myös mobiililaitteella. Tämä on olennainen seikka nykyisin, kun huomattava osa Internetin käytöstä tapahtuu puhelimella tai tabletilla. Myös sivuston sisäinen linkitys, eli linkittäminen toiselle omalla nettisivulla olevalle sivulle, voi lisätä sivuston arvoa hakukoneiden silmissä tarjoamalla vierailijoille kiinnostavaa ja relevanttia lisäluettavaa.
Mitä sitten ovat muista riippuvaiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa hakukonenäkyvyyteen? Hakukoneiden silmissä luotettavuuden vaikutelmaa lisää se, että ihmiset ovat linkanneet omilta sivuiltaan esimerkiksi blogitekstiisi. Myös se, että joku jakaa linkkiä sivuillesi sosiaalisessa mediassa vaikuttaa positiivisesti näkyvyyteen. Lisää vinkkejä onnistuneeseen blogitekstiin ja sen näkyvyyden parantamiseen löydät esimerkiksi täältä. Positiivinen asia on tietysti myös se, jos sivullesi klikkaajat käyttävät aikaa sivulla sen sijaan, että he palaisivat klikkauksen jälkeen bumerangina takaisin hakutuloksiin. Tässä on esitelty ainoastaan muutamia SEO:on vaikuttavia tekijöitä ja aiheeseen kannattaa ehdottomasti tutustua tarkemmin, jos se kiinnostaa sinua!
PPC voi antaa sivullesi lisänäkyvyyttä
SEO:sta poiketen PPC on maksullista markkinointia ja sitä tarjoavat esimerkiksi Google AdWords ja Yahoo Search Marketing. Maksullisella hakukonemainonnalla tarkoitetaan sitä, että joka kerta, kun sivuston linkkiä klikataan hakukoneen tuloksissa, tämä maksaa tietyn summan mainostavalle yritykselle. PPC perustuu SEO:n tapaan avainsanoihin, mutta myös hakijan sijainti tai Internet-käyttäytyminen voivat vaikuttaa mainoksen näkymiseen, sillä mainokset on voitu asettaa näkymään esimerkiksi ainoastaan pääkaupunkiseudun alueella. PPC:n käytöllä markkinoinnissa on etunsa, joista näkyvin on se, että PPC-mainokset löytyvät hakutulosten ensimmäisenä. Niillä on siis luonnollisesti mahdollisuus saada paljon huomiota ja klikkauksia! Myös maksullisessa mainonnassa on kuitenkin kilpailua, sillä monesti useammat mainokset tavoittelevat ykköspaikkaa tietyllä hakusanalla. Edes rahalla ei saa siis välttämättä kärkipaikkaa hakutuloksissa jos perusasiat eivät ole kunnossa, eli PPC-mainoksissa kannattaa SEO:n tapaan panostaa huolellisesti mietittyyn otsikkoon ja tekstiin.
Kuinka paljon PPC sitten maksaa mainostajalle? Tähän ei ole olemassa yksiselitteistä vastausta, sillä esimerkiksi Google AdWordsissa hinta määräytyy tapauskohtaisesti. Yksittäisen klikkauksen todellista hintaa kutsutaan CPC:ksi (Cost per Click). Mainoskampanjan suunnittelussa ensimmäinen askel on päättää, kuinka paljon yhdestä klikkauksesta ollaan valmiita maksamaan. Todelliseen hintaan vaikuttavat myös esimerkiksi mainokselle annetut laatupisteet (Quality score). Jos mainoksella on korkeat laatupisteet, klikkauksen hinta on mainostajalle halvempi. Laatupisteisiin ja niiden määräytymiseen Google AdWordsissa voit tutustua tarkemmin esimerkiksi täällä (https://support.google.com/adwords/answer/7050591)
Kumpaa sitten kannattaisi käyttää, SEO:a vai PPC:tä? Tähän ei luonnollisestikaan ole olemassa selvää vastausta. Yrityksen Internet-mainonnassa tulee huomioida useita asioita ja yksi merkittävämmistä tekijöistä on tietysti budjetti. Jos Internet-markkinointiin käytettävä budjetti on suurempi, näkyvyydestä ollaan valmiita maksamaan ja aikaa tai mahdollisuuksia pitkäjänteiseen hakukoneoptimointiin ei ole, PPC voi olla viisas valinta. Sen avulla sivuston voi saada nopeastikin näkymään korkealla hakutuloksissa. Silloin, kun yritys on pieni, kilpailutilanne väljä tai markkinointiin ei haluta uhrata suuria summia, SEO voi olla järkevämpi vaihtoehto. Taitavasti rakennetulla SEO:lla voi saada sivuille runsaasti lisää kävijäliikennettä maksamatta erikseen klikkauksista. SEO:n hiomiseen kuluu kuitenkin usein reilusti aikaa ja vaivaa.
Lisää apua ja vinkkejä hakukoneoptimointiin löytyy Googlaamalla, ja harjoitus tekee mestarin tässäkin asiassa!
Blogi on erinomainen väline vaikuttamiseen, oman osaamisen esittelyyn ja näkyvyyden saamiseen verkossa. Mutta blogi toimii vain, jos sitä luetaan ja jaetaan. Millaisilla kikoilla parannat onnistumismahdollisuuksiasi?
Keskity
Mene asiaan ja pysy asiassa. Kirjoita yhdestä asiasta kerrallaan, muuten tekstistä tulee sekavaa. Pidä mielessä blogille asetetut tavoitteet.
Otsikointi
Ensinnäkin sinulla on vain muutama sekunti aikaa myydä teksti lukijalle. Otsikon, ingressin ja ensimmäisten lauseiden merkitystä on vaikea korostaa liikaa! Otsikointiin kannattaa siis käyttää aikaa. Tämä neuvo pätee ihan kaikkiin teksteihin.
Luettavuus
Tekstit luetaan nykyään silmäillen. Blogitekstin pitää siis olla helposti ja nopeasti luettava. Käytä selkeää kappalejakoa ja käytä aikaa väliotsikoihin. Niihin silmä helposti pysähtyy ja saat lisää mahdollisuuksia myydä teksti lukijalle. Jos tekstissäsi on asioita, jotka on mahdollista listata, listaa ihmeessä bulletein tai vaikka numeroin. Se helpottaa silmäilyä. Samoin kuvilla voit tuoda tekstiin elävyyttä ja graafeihin saa helposti mahdutettua paljonkin informaatiota.
Tunteet
Kaikki tekstit ja tapahtumat jäävät paremmin mieleen, jos ne herättävät tunteita. Tunne voi olla ihastuneisuutta tai ärsyyntymistä. Oletko sitä mieltä, etteivät tunteet kuulu asiantuntijablogiin? Et voisi olla enempää väärässä. Tunne voi olla myös mielihyvän kokemus oppimisesta tai ongelman ratkeamisesta. Tunnereaktioon kannattaa pyrkiä ihan kaikissa teksteissä PowerPointeista asiantuntija-artikkeleihin. Blogisi tyylilajista riippuu pitkälti, millaisia tunteita haluat herättää. Usein pienellä provosoinnilla pääsee paremmin keskustelun alkuun.
Kieli
Ilmaisun tapaa valitessasi mieti yleisöäsi. Asiantuntijasanastolla brassailu on toki leuhkaa, mutta harvoin hyödyksi. Suurimman osan sanottavasta voi kirjoittaa myös ihan yleiskielellä ja sujuvuus tekee lukukokemuksesta miellyttävän. Mitä useampi ymmärtää, mitä yrität sanoa, sitä useampi tekstisi lukee.
Googlen arvonta
Myös blogitekstissä kannattaa ottaa hakukoneet huomioon. Hakukoneet arvostavat mm. osuvia asiasanoja, joita kannattaa nostaa otsikoihinkin. Hyvä näkyvyys hakukoneissa lisää lukijoita. Hakukoneoptimoinnista löydät lisätietoa esimerkiksi täältä. Liiallinen hakusanojen käyttö voi myös heikentää näkyvyyttä. Hyvä ohjenuora tässäkin asiassa on tuottaa tekstiä ennen kaikkea lukija mielessä!
Luovuus
Hyväksi kirjoittajaksi voi oppia. Oppiminen tapahtuu aika pitkälti kirjoittamalla ja kirjoittamalla. Kirjoittamiselle kannattaa varata aikaa kalenterista, jolloin voi rauhassa keskittyä hommaan. Blogitekstien ideoita voi putkahdella kesken työmatkan, lounaalla tai vaikka hampaita pestessä. Itse kerään ideoita kännykän sovellukseen listaamalla, mutta muistivihko ajaa saman asian. Pääasia, että ideat nappaa muistiin.
Jakaminen
Jaa tekstiä aktiivisesti somessa. Unohda häpeily ja vaatimattomuus. Kukaan ei lue tekstiäsi, jos sen olemassaolosta ei tiedetä.
Linkkaus
Hyödynnä blogissa linkkausta muualle internettiin. Voit linkata esimerkiksi muihin hyviin blogeihin. Pyri vuorovaikutukseen muiden kanssa, niin saat lisää näkyvyyttä.
Keskustele
Kannustan kaikkia avaamaan blogin keskustelulle. Voit myös jopa jättää tekstin aavistuksen kesken, yhden puolen käsittelemättä, jotta lukijan on helpompi tarttua siihen ja lähteä kommentoimaan. Osallistu itse kommentointiin reippaasti ja kiitä kommentoijia. Seuraa ja kommentoi myös muita saman alan blogeja. Tässä sinulla on mahdollisuus jälleen uuteen oppimiskokemukseen! Mitähän minulta jäi listauksessa huomioimatta?
Tässä blogitekstissä käsitellään hakukoneoptimointia kotisivujen tilaajan näkökulmasta, eli mitä sinun tulee yrityksesi nettisivujen tilaajana tietää aiheesta ja mitä seikkoja on syytä ottaa huomioon, kun tuotat sisältöä kotisivuillesi.
Termi ’hakukoneoptimointi’ tulee suomennetuista sanoista ’search engine optimization’, ja se tarkoittaa käytännössä sivuston optimointia Google-hakuja varten, jotta nettisivut sijoittuisivat mahdollisimman korkealle hakutuloksissa toivottujen hakusanojen kautta. Google on tätä blogipäivitystä kirjoitettaessa suosituin hakukone yli 65 prosentin markkinaosuudella (tiedot ovat yhdysvaltalaisista seurantapalveluista – Suomessa Googlen osuus voi olla selvästi suurempikin). Toisena olevalla Bingillä on vajaan parinkymmenen ja kolmantena olevalla Yahoolla hieman yli kymmenen prosentin markkinaosuus – muut tulevat kaukana perässä. Suurin osa pienen yrityksen kotisivujen hakukoneoptimoinnista (kuten nettisivujen sisäinen hakukoneoptimointi) on sivuston toimittajan vastuulla. Hakualgoritmit muuttuvat jatkuvasti ja parhaat optimointikäytännöt niiden mukana, eli alaa seuraava asiantuntija on tyypillisesti paras henkilö tekemään sivuston hakukoneoptimoinnin. Sivuston tilaajan (tai sisällöntuottajan, jos kyseessä on eri taho) pitää lähinnä ottaa huomioon nettisivujen otsikointiin ja asiasisältöön liittyviä seikkoja.
Heti aluksi kannattaa miettiä, millä hakusanoilla toivot nettisivujesi löytyvän ja sijoittuvan. Tämä on ehkäpä tärkein hakukoneoptimoinnin osa-alue. Optimoinnilla voidaan saavuttaa hyvät hakutulossijoitukset, mutta jos sanat eivät kuvaa tuotettasi tai palveluasi riittävän hyvin, asiakkaat eivät sittenkään päädy sivuillesi. Tästäkin blogista löytyy esimerkki: Google-haku ”pienyrityksen nettisivut” tuottaa kyllä loistavan sijoituksen tälle blogille, mutta vastaavia hakuja ei tehdä kovin montaa verrattuna muihin hakuihin. Paremman tuloksen voisi saada vaikkapa ”pienyrityksen kotisivut” tai ”pienen yrityksen kotisivut” -sanoihin panostamalla. Toisaalta yleisimmillä hakusanoilla on myös kova kilpailu sijoittumisesta, joten jonkinlainen tasapaino kannattaa yrittää löytää.
Hakusanoja miettiessä kannattaa pitää mielessä myös epäsuoria reittejä. Esimerkiksi internet-sivuja tuottava yritys voi hyötyä siitä, että yrityksen sivustolla mainitaan hakukoneoptimointi (tai yrityksen sivustolla on blogi, jossa käsitellään pienen yrityksen kotisivuja). Nettisivujesi toimittaja voi usein auttaa sopivien hakusanojen ideoimisessa ja kartoituksessa. Kun hakusanoja tai -lauseita on mietitty parisenkymmentä tai sinnepäin, niistä on hyvä koota lista. Kaikkia hakusanoja ei suinkaan käytetä samalla sivulla tai samassa kirjoituksessa, vaan lista pidetään mielessä sivuston tekstejä kirjoitettaessa ja hakusanoja sijoitellaan sinne tänne siten, että ne istuvat tekstiin luontevasti – termien ’spämmäämistä’ eli runsasta ja toistuvaa käyttöä on syytä välttää.
Sivustosi tekstejä luotaessa sinun osuutesi kotisivujen sisällöntuottajana korostuu, koska tuotteidesi tai palveluidesi kuvaukset ovat luultavasti sinun laatimiasi. Pidä edeltävässä kappaleessa olleet asiat mielessä: liika hakusanojen käyttö voi jopa huonontaa tulosta. Asiantuntijalta kysyminen on paras tapa varmistua siitä, että hakukoneoptimointi tehdään hyvin. Hyvänä nyrkkisääntönä hakukoneoptimointia varten kannattaa pyrkiä tuottamaan luettavia, hyvin jäsenneltyjä, kiinnostavia ja tarpeeksi pitkiä tekstejä – hakukoneet kuitenkin haluavat tuottaa sellaisia korkean sijoituksen tuloksia, jotka ovat käyttäjillekin mielenkiintoisia. Materiaalin originaalius on plussaa, ja eri sivuilla toistuvaa sisältöä tulee välttää. Sivustolla olevat häiritsevät mainokset alentavat myös hakukonesijoitusta. (Google 2011)
Nettisivujesi toimittaja voi huolehtia varsinaisesta teknisestä hakukoneoptimoinnista kuten verkkotunnusten nimeämisestä, sivuston sisäisestä linkityksestä, sivuston toimintavarmuudesta ja nopeudesta (jotka myös vaikuttavat sijoituksiin), mutta sinun olisi hyvä haalia linkkejä sivustollesi esimerkiksi yhteistyökumppaneiltasi tai muilta tuotteistasi kiinnostuneilta. Sivustollesi osoittavat linkit parantavat hakukonesijoitusta, mutta tässäkin kannattaa pitää mielessä, että hakukoneet pyrkivät suodattamaan pois esimerkiksi maksullisia linkkihakemistoja tai muita ostettuja linkkejä.
Teemme Avitaksella erilaisten toimistotöiden ja Internet-sivujen lisäksi myös verkkokauppojen suunnittelua ja toteutusta. Verkkokaupan suunnittelu voi tulla eteen yrityksen perustamista miettiessä tai jo olemassa olevan kivijalkamyymälän toiminnan laajentuessa tai muuttuessa. Uuden yrityksen perustamista miettiessä yksi keskeisimmistä kysymyksistä monelle onkin varmasti perustaakko verkkokauppa, kivijalkamyymälä vaiko kenties molemmat. Tässä blogitekstissä pohdin vaihtoehtoja niin asiakkaan kuin yrittäjänkin kannalta. Oikeaa vastaustahan kysymykseen ei ole, vaan jokaisen on asia mietittävä omalta kantiltaan. Molempien tarkoitus on kuitenkin sama, eli saada myyntiä, keinot tähän vain vaihtelevat.
Verkkokaupan kohdalla hyviksi puoliksi asiakkaan kannalta muodostuu asioinnin helppous. Nykypäivänä puhelimien, tablettien ja hyvien internet-yhteyksien ansiosta ostoksien teko voi tapahtua melkeinpä missä vain. Tuotteet voi tilata mistä päin maailmaa vain ja halutessaan ne saa suoraan kotiovelle. Maksaminen käy kätevästi, maksutapoja on monia ja usein ostoksille saa myös maksuaikaa. Asiakkaan ei tarvitse jonotella sovituskoppiin ja kassalle eikä stressaantua ruuhkassa. Ostoksien tekeminen ei ole myöskään sidottu kaupan aukioloaikoihin. Verkkokaupassa tuotteiden ja hintojen vertailu käy kätevimmin ja itse ainakin tuotteesta tietoa halutessani katson aina ensin netistä. Tuotteista löytyy netistä usein myös asiakkaiden arvioita, joista voi ostopäätöstä tehdessä olla hyötyä.
Kivijalkamyymälän vahvuuksia asiakkaan kannalta on tuotteiden konkreettinen näkeminen sekä kenties myös sovittaminen ja kokeileminen. Itse ostan esimerkiksi kaikki vaatteeni mieluiten kivijalkaliikkeestä, jotta pääsen sovittamaan niitä. Usein verkkokaupoista tilaamani vaatteet ovat olleet joko enemmän tai vähemmän epäsopivia tai erilaisia kuin tuotteen kuvaus on antanut ymmärtää. Jotkin vaatteet olen silti päättänyt jättää palauttamatta laiskuuttani ja ajatellut, että eiköhän sille jotain käyttöä joskus löydy. Useimmiten ei kuitenkaan löydy, ja vaate menee seuraavassa vaatekaapin siivouksessa kierrätykseen. Joissakin liikkeissä myös palautuksen postimaksut jäävät asiakkaan maksettavaksi ja sekin vaikuttaa palauttamatta jättämiseen. Näissä tapauksissa on kuitenkin pitänyt käydä ostamassa sopiva vaate verkkokaupan jälkeen jostakin kivijalkamyymälästä. Rahaa ja vaivaa olisi säästynyt suoraan kivijalkaliikkeestä ostaessa. Verkkokaupoissa voi joskus myös olla vaikea kuvata tuotteen ominaisuudet ja ulkonäkö täysin oikein. Värit ovat joissakin tuotteissa erittäin tärkeitä ja laitteiden näytöt näyttävät ne hieman erilaisina kuin miltä ne luonnossa näyttävät. Vielä yksi mainittava asia on kivijalkaliikkeen käteismaksuvaihtoehto. Jotkut asiakkaat käyttävät mielellään edelleen ostoksissaan käteistä ja sen käyttäminenhän ei verkkokaupoissa onnistu.
Yrittäjän kannalta verkkokauppa voi olla helpompi ja lisäksi lähes aina selvästi edullisempi vaihtoehto. Sitä varten ei välttämättä tarvitse erillistä liiketilaa, riippuen tietenkin tuotteista ja toiminnan laajuudesta. Asiakaspalvelu tehdään puhelimitse ja sähköpostitse, jolloin se ei ole täysin sidottu tiettyyn aikaan ja paikkaan. Oikeastaan välttämättä mikään verkkokauppaan liittyvä työ ei ole aikaan sidonnainen, paitsi puhelinasiakaspalvelussa on hyvä olla tietty aika, jolloin puhelimeen vastataan. Asiakaspalveluun, tuotteiden nopeaan toimittamiseen ja tuotteiden vaivattomaan palauttamiseen/vaihtamiseen on kuitenkin panostettava samalla tavalla kuin kivijalkakaupassakin. Kynnys verkkokaupan perustamiseen saattaa olla pienempi kuin kivijalkaliikkeen perustamiseen. Nettiin kaupan perustaminen on nykyään tehty melko helpoksi ja edullistakin se on. Asiantuntijan apua siinä tosin saattaa tarvita ja työn antamista ammattilaiselle kannattaakin harkita, jos itsellä ei ole kokemusta asiasta.
Monilla aloilla verkkokaupan ja kivijalkamyymälän yhdistäminen voi olla toimiva ratkaisu. Verkkokaupalla on helppo aloittaa ja kivijalkakaupan voi perustaa myöhemmin esimerkiksi verkkokaupan tuoman pääoman turvin. Paikallisen kivijalkakaupan ja koko Suomea (ja ehkä myös ulkomaita) palvelevan verkkokaupan markkinointi eroaa kuitenkin merkittävästi, mikä on hyvä ottaa huomioon jo perustamista suunniteltaessa.
Yksi yrittäjien tärkeimmistä tehtävistä yrityksen kannattavuuden ja menestyksen kannalta on asiakkaiden oikeanlainen laskuttaminen. Monet palvelut ja tuotteet on nykyään mahdollista maksaa laskulla, joka lähetetään asiakkaalle sitten, kun tavara on luovutettu tai työ on tehty. Siihen liittyen on otettava huomioon muutamia seikkoja. Tässä blogitekstissä käsitellään aiheesta tärkeimpiä asioita.
Laskutus kannattaa hoitaa laskutusohjelmalla. Ohjelmiin sisältyy usein laskun teon lisäksi myös muita ominaisuuksia, kuten asiakasrekisteri. Ohjelma myös lisää laskuun automaattisesti monia tietoja. Ohjelmalla tehty lasku näyttää ammattimaiselta ja myös vanhat laskut jäävät ohjelmaan talteen. Ohjelman valintaan on syytä kiinnittää huomiota. Tarjolla on useita erilaisia ohjelmia, joista monet ovat myös ilmaisia. Ilmaisversiot sopivat etenkin pienyrittäjille. Toiminnan laajentuessa on ohjelmia mahdollista monipuolistaa maksullisilla ohjelmilla. Esimerkkinä ilmaisesta laskutusohjelmasta on Isolta Arkhimedes. Jos laskutusta ei halua tai ehdi itse hoitaa, on hyvä miettiä sen ulkoistamista. Me täällä Avitaksella hoidamme mielellämme myös laskutusta.
Myyminen laskulla on aina luotolla myymistä, joten myyvällä yrityksellä on olemassa luottotappioriski. Riskiä voi pienentää tarkastamalla asiakkaan luottotiedot ennen luotolla myymistä. Aikaisempia velkoja omaavalle asiakkaalle myymistä kannattaa harkita tarkoin. Asiakkaalta on myös saatava oikeat ja tarkat laskutustiedot, yrityksiltä myös Y-tunnus ja kuluttajilta mahdollisesti henkilötunnus. Riskiä luottotappiolle pienentää myös laskulle asetettu maksuaika. Se kannattaa asettaa mahdollisimman lyhyeksi, huomioiden kuitenkin määrätyt vähimmäispituudet. Kuluttaja-asiamies on linjannut, että kuluttaja-asiakkaille olisi hyvä antaa vähintään 14 vuorokautta maksuaikaa (perustellusta syystä aika voi olla lyhempikin), mutta yrityksille vähimmäispituutta ei ole määritelty. Vuonna 2015 tuli voimaan laki, jolla on pyritty rajoittamaan yritysten välisiä maksuaikoja. Ylipitkät (yli 30 vuorokautta) maksuajat ovat ajaneet pienyrityksiä taloudellisin vaikeuksiin. Nyt laki sanoo, että maksuaika yrittäjien välisissä saatavissa saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu. Tämä raja oli ennen 60 päivää.
Laskutus kannattaa keskittää tiettyihin ajankohtiin, sillä yksittäisten laskujen tekeminen erikseen ei ole tehokasta ja kannattavaa. Laskut tulisi kuitenkin tehdä ja lähettää mahdollisimman pian tavaran tai palvelun luovutuksen jälkeen. Näin asiakas saa yrityksestä täsmällisen kuvan ja saatavat saadaan nopeammin yrityksen käyttöön. Laskut voi lähettää paperilaskuina, sähköpostilla tai verkkolaskuina. Näistä kätevin vaihtoehto on verkkolaskutus. Sen on todettu myös olevan kannattava vaihtoehto, koska suurin osa verkkolaskuina toimitetuista laskuista maksetaan ajallaan. Verkkolaskujen lähettäminen kuitenkin edellyttää, että yrityksen käyttämä laskutusohjelma mahdollistaa tämän laskutustavan tai yritys lähettää verkkolaskuja erillisen palveluntarjoajan välityksellä.
Arvonlisäverolaki on olennainen osa laskutusta. Siinä määritellään muun muassa laskun vaatimukset. Verovelvollinen myyjä on velvollinen antamaan arvonlisäverolain vaatimukset täyttävän laskun silloin, kun ostajana on oikeushenkilö tai elinkeinonharjoittaja. Laskuissa on oltava pakolliset merkinnät. Näistä merkinnöistä on kuitenkin olemassa myös kevennetty versio, jota voi tietyissä tapauksissa käyttää. Laskumerkinnät voi lukea kokonaisuudessaan Verohallinnon sivuilta (https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48090/laskutusvaatimukset_arvonlisaverotukses3/#6-laskumerkinnät).
Viimeisenä tärkeänä asiana laskutuksessa ovat maksumuistutukset sekä perintä. Jos asiakas ei ole eräpäivään mennessä maksanut laskuaan, kannattaa maksumuistutus lähettää nopeasti. Kuluttajille tulee antaa 14 vuorokautta maksuaikaa maksumuistutuksesta. Yrityksille maksuaikaa ei tarvitse antaa, koska laskusaatava on jo erääntynyt. Muistutuksia ei kannata lähettää kuin korkeintaan kaksi, sen jälkeen lähetetään maksuvaatimus. Jos laskua ei makseta näidenkään jälkeen, kannattaa asia siirtää perintätoimiston hoidettavaksi. Tähän oikeudelliseen perintään voi ryhtyä myös itse, mutta alan ammattilaiselta se käy kätevimmin. Maksumuistutusten ja maksuvaatimusten lähettämisestä aiheutuu yrittäjälle aina ylimääräistä työtä ja kustannuksia. Tästä syystä velalliselta voidaan periä kuluja näiden lähettämisestä. Perinnän kustannuksista sekä perinnän tavoista on säädetty perintälaissa (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990513). Oikeudellisen perinnän jälkeinen ja viimeinen askel perinnässä on ulosotto.
Agilessa koko projektia ei pyritä suunnittelemaan etukäteen vaan pyritään projektin aikana mukautumaan muutoksiin. Tässä menetelmässä ei edetä lineaarisesti alusta loppuun vaan tiimi kiertää samaa silmukkaa suunnittelusta toteutukseen koko projektin edetessä. Menetelmään on helppo osallistaa sidosryhmiä ja sen tavoitteita ja toteutusta voidaan muokata ketterästi matkan varrella.
