Oman virtuaaliassistentin palkkaaminen on ollut maailmalla jo hyvän aikaa ”se” juttu ja virtuaalisesti työskentelevien assistenttien suosio on vähitellen kasvanut myös koto-Suomessa. Mikä sitten mahtaa olla kasvavan suosion takana ja kuinka asiakkaamme hyötyvät tarjoamistamme palveluista?
Ensinnäkin virtuaaliassistentti on oiva apu niin pienyrittäjälle kuin kasvavallekin yritykselle, yksityishenkilöitä unohtamatta, koska virtuaaliassistentin palkkaaminen on helppoa ja usein taloudellisesti kannattavampaa kuin kokoaikaisen ja vakituisen henkilön palkkaaminen. Virtuaaliassistenttien palveluiden käyttäminen on myös joustavaa, koska asiakkaan ei tarvitse sitoutua pitkiin sopimuksiin, vaan palveluita voi käyttää vain tarpeen tullen. Asiakkaamme teettävätkin meillä hyvin eri pituisia projekteja, kertaluontoisista toimeksiannoista viikottain tai kuukausittain toistuviin työtehtäviin. Toimeksiantoja voi hoitaa jatkuvasti sama assistentti tai asiakas voi valita vaihtuviin tehtäviin tilannekohtaisesti parhaiten sopivan asiantuntijan, sillä jokaisella assistentilla on oman koulutuksensa, työhistoriansa ja kokemuksensa mukanaan tuomaa erityisosaamista. Asiakas voi myös tarvittaessa hyödyntää työprojektissaan koko assistenttitiimin osaamista.
Mitä kaikkea virtuaaliassistentti voi tehdä?
Assistentille voi muun muassa ulkoistaa työtehtävät, joihin ei oma aika tai kiinnostus riitä. Asiakkaamme käyttävät apuamme esimerkiksi erilaisissa toimisto- ja sihteeritöissä: Teemme laskutusta, reskontraa ja kirjanpidon avustavia tehtäviä (esim. kuittien digitalisointi, järjestely ja lähettäminen kirjanpitäjälle). Huolehdimme myös asiakkaidemme sähköpostin, kalenterin ja rekisterien ylläpidosta sekä hoidamme alusta loppuun tapahtuma-, kokous- ja matkajärjestelyt. Monet toimeksiannot sisältyvät myös erilaisia tekstinkäsittelyllisiä toimenpiteitä kuten oikolukua, puhtaaksikirjoittamista, tekstin stylisointia tai litterointia eli sanelujen tai videoiden (esimerkiksi luentotallenteiden tai infovideoiden) puhtaaksikirjoittamista.
Rutiininomaisten ja toisteisten toimistotöiden lisäksi olemme asiakkaiden apuna tehtävissä, jotka eivät välttämättä ole heidän erikoisalaansa. Huolehdimme asiakkaidemme puolesta muun muassa internet-markkinoinnin, esimerkiksi Google AdWords- tai Facebook mainoskampanjoiden, toteuttamisen tai tekstien tuottamisen erilaisiin tarkoituksiin, kuten sosiaaliseen mediaan, uutiskirjeisiin tai blogeihin. Yksi erikoisalamme on internet-sivujen sekä verkkokauppojen suunnittelu ja toteutus, minkä lisäksi ylläpidämme ja päivitämme asiakkaidemme internet-sivuja heidän toiveidensa mukaan. Markkinoinnin lisäksi teemme asiakkaillemme myös graafista suunnittelua ja kuvien editointia.
Virtuaaliassistenttien työnkuva on siis varsin monipuolinen ja mahdollisia työtehtäviä on lukemattomia. Jokainen asiakas myös hyötyy palveluistamme eri tavalla; osa haluaa ulkoistaa ne työt, joihin oma aika, kiinnostus tai osaaminen eivät riitä ja toisilla taas voi olla tavoitteena keskittyminen itseä kiinnostaviin työtehtäviin. Jos virtuaaliassistentin palkkaaminen kiinnostaa, on hyvä aloittaa miettimällä, mitä tehtäviä joku toinen voisi puolestasi hoitaa, mistä et pidä tai mitkä tehtävät tuottavat harmaita hiuksia. Näin ensimmäinen askel kohti uudenlaisia sihteeripalveluja on otettu.
Tilitoimistoissa ja taloushallinnon ohjelmistoyrityksissä vuosi jakautuu yleensä sykleihin, joista toiset ovat kiireisempiä kuin toiset. Kiireisinä aikoina aikaa riittää juuri ja juuri siihen olennaiseen ja työtehtäviä on pakko priorisoida. Entä, jos ne työtehtävät, joihin ei välttämättä tarvita kirjanpitäjän tai muun asiantuntijan erikoisosaamista, olisikin mahdollista delegoida assistentille? Ja luottaa silti, että kaikki työtehtävät tulevat hoidetuksi ajallaan ja huolellisesti!
Sähköiset taloushallinnon ohjelmat ovat nykyisin tilitoimistoille korvaamattomia työkaluja. Parhaimmillaan automatisoitu taloushallinto antaa mahdollisuuden työskennellä ajasta ja paikasta riippumatta tehokkaasti. Tämä antaa myös mahdollisuudet työtehtävien jakamiselle uudella tavalla myös etänä työskentelevälle assistentille.
Assistentti helpottaa tilitoimiston rutiinitöitä
Tilitoimistolle assistentista voi olla paljon hyötyä. Erityisen kiireisinä aikoina, esimerkiksi alkuvuodesta, kesälomien ja sairauspoissaolojen aikana assistentti voi olla korvaamaton apu. Assistentin ei tarvitse välttämättä olla fyysisesti toimistolla kiireen keskellä, vaan hän voi auttaa työtehtävissä myös etänä. Paras mahdollinen tilanne olisi, että tilitoimisto voisi käyttää aina samaa assistenttia, joka tuntisi jo rutiinit ja työtavat.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa tilitoimistoa:
Kiireisinä aikoina reskontran ylläpito ja laskutus
Taloushallinnon ohjelmistoyritykset hyötyvät markkinoinnin ja viestinnän osaajasta
Sähköisten taloushallinnon ohjelmistoyritysten toiminta on viime vuosina kasvanut voimakkaasti. Yritykset panostavat esimerkiksi markkinointiin erilaisissa sosiaalisen median kanavissa. Itse taloushallinnon ohjelmistoyrityskin voi hyötyä monella tavalla ulkopuolisen assistentin avusta. Ohjelmistoyrityksen tarpeet assistentille voivat olla hyvin erilaiset kuin tilitoimiston.
Esimerkkejä työtehtävistä, joissa assistentti voi auttaa taloushallinnon ohjelmistoyritystä:
Markkinointiviestintä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa
Jos yhdistyksellä ei ole paljon viestintään liittyviä tehtäviä, kannattaa käyttää ulkoistettua tiedottajaa ennemmin kuin palkata vakituinen tiedottaja. Näin yhdistys maksaa ulkoistetulle tiedottajalle tehtäväkohtaisesti ja antaa tälle toimeksiantoja sitä mukaa, kun töitä on. Ulkoistetun tiedottajan palkkaaminen ei siis edellytä yhdistykseltä pidempiaikaista sitoumusta.
Ulkoistettu tiedottaja voi esimerkiksi tuottaa sisältöä yhdistyksen some-kanaviin, päivittää somea, luoda yhdistykselle uudet nettisivut, hakea tietoa, kirjoittaa tiedotteita jäsenille, oikolukea ja editoida jäsenkirjeitä sekä suunnitella viestintää niin, että yhdistys tavoittaa parhaan näkyvyyden. Kun asiakas ottaa yhteyttä assistenttitoimistoon, tehdään suunnitelma, mitä palveluja asiakas tarvitsee ja mikä on arvio työhön kuluvasta ajasta. Ulkoistettu tiedottaja voi tarvittaessa tarttua toimeksiantoon lyhyelläkin varoitusajalla. Yhteydenpito voi tapahtua puhelimitse ja sähköpostilla, eikä asiakas välttämättä tapaa ulkoistettua tiedottajaa kasvotusten. Näin yhdistyksen maantieteellinen sijainti ei rajoita ulkoistetun tiedottajan palkkaamista. Tiedottaja ei myöskään tarvitse asiakkaan järjestämiä työtiloja tai -välineitä, vaan vastaa niistä itse. Hän raportoi työn etenemisestä asiakkaalle ja työn valmistuttua asiakas hyväksyy työn ennen laskun maksamista.
Esimerkki ulkoistetun tiedottajan käytöstä voisi olla käynnissä oleva yhdistyksen juhlavuosi, jonka tapahtumien markkinointiin ja tiedottamiseen yhdistys palkkaa ulkoistetun tiedottajan. Tämä voi perustaa yhdistykselle tai jollekin tietylle tapahtumalle nettisivut ja / tai Facebook-sivun asiakkaan eli yhdistyksen toiveiden pohjalta. Ulkoistettu tiedottaja vastaa sivujen visuaalisesta ilmeestä ja mahdollisesti sisällöstä. Hän voi hakea tietoa ja tuottaa sen pohjalta tekstiä sivuille tai oikolukea, editoida ja päivittää sivuille asiakkaan kirjoittamaa tekstiä. Nettisivut hakukoneoptimoidaan parhaan näkyvyyden saavuttamiseksi. Näin yhdistyksen jäsenet ja toiminnasta kiinnostuneet löytävät tietoa juhlavuoden tapahtumista ja huolella tehdyt kotisivut ja Facebook-sivu antavat yhdistyksestä hyvän kuvan.
Ulkoistettu tiedottaja voi tehdä myös assistentin tehtäviä, kuten päivittää jäsenrekisteriä ja osallistua tapahtumien järjestämiseen. Usein ensimmäinen toimeksianto johtaakin uusiin toimeksiantoihin ja pidempään yhteistyöhön assistenttitoimiston kanssa. Jättämällä tiedotukseen ja viestintään liittyvät tehtävät ulkoistetulle, ammattitaitoiselle tiedottajalle yhdistyksen työntekijät voivat keskittyä omaan osaamisalueeseensa.