

Edellinen blogitekstimme käsitteli ajankäytön hallintaa, joten jatketaanpa samalla linjalla.
Yrittäjä törmää aika usein siihen, että jokin uusi tehtävä, yhteydenotto tai muu pakottava tarve vain kiilaa kaiken eteen ja edellinen homma jää kesken. Sitten kun palaat aiempaan tehtävään, punaista lankaa joutuu taas kaivelemaan esiin jonkin aikaa. Ja kas, tulee uusi keskeytys ja sama jatkuu. Lopputuloksena pahimmillaan kaikkeen menee selkeästi enemmän aikaa kuin silloin, jos tehtävät olisivat tulleet siistissä jonossa.
Tutkimuksissa on todettu, että keskeytykset maksavat aina jonkun verran tehokkuutta, vaikka tehtävä olisi suhteellisen yksinkertainenkin. Tarkkaa keskittymistä ja suurta työmuistia vaativissa töissä (kuten ohjelmointi) suorituskyky pitkällä aikavälillä laskee vieläkin enemmän ja lyhyellä aikavälillä saattaa estää etenemisen lähestulkoon kokonaan, jos keskeytyksiä tulee solkenaan: vaativaa työtä tekevä koodari toipuu keskeytyksestä niinkin hitaasti kuin 15-30 minuutissa. Jos tunnissa tulee vaikka kaksikin keskeytystä, tehokasta flow-aikaa jää yllättävän vähän.
Flow-tilalla tarkoitetaan tässä yhteydessä syvää keskittymistä ja maksimaalista suorituskykyä käsillä olevassa tehtävässä. Käsitteenä flow on laajempikin, mutta tämän tekstin puitteissa tuskin on mielekästä avata sitä enempää.
Takaisin flowiin pääseminen on paljolti yksilöllistä, ja tehtävästä riippuen siihen kuluu noin 5-30 minuuttia. Melko yksinkertaisissakin tehtävissä (kuten esim. tehdaslinjaston kokoonpanotyössä) keskeytykset maksavat ja tuottavuus toipuu ennalleen vasta tuon 5+ minuutin jälkeen. Takaisin flowiin pääsyä voi jossain määrin nopeuttaa, mutta suurin osa neuvoista ja apukeinoista keskittyy keskeytysten välttämiseen tai ennakoimiseen, ja niistä varmastikin on hyvä aloittaa. Seuraavassa lyhyt kooste:
Järjestelmällisyys (ja hyvä järjestys) auttaa keskeytyksistä toipumiseen. Työn jatkaminen keskeytyksen jälkeen on helpompaa, jos kaikki olennaiset tiedot tai tarvikkeet ovat käsillä eikä yhtään ylimääräistä ole esillä. Tietotyössä se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työhön liittyvät tiedostot ovat siististi omassa kansiossaan eikä leviteltynä pitkin firman pilveä tai virtuaalisia työpöytiä. Organisointiin on olemassa myös kaikenlaisia metatietotyökaluja. Vaikkapa selaimella tehtävässä selvittelytyössä voi hoitaa asian niin, että pitää välilehdet avoinna ja tallennettuina, kunnes homma on valmis.
Keskeytysten tiedostaminen on mentaalista virittymistä tehtävään ja varautumista siihen, että keskeytyksiä on tulossa. Tutkimuksissa on todettu, että keskeytyksistä selviävät parhaiten sellaiset henkilöt, jotka tietävät keskeytysten olevan tulossa ja siten kykenevät varautumaan ja asennoitumaan niihin henkisesti. Oikea asennoituminen keskeytyksiin vaikuttaa positiivisesti myös tilanteessa, joissa keskeytyksiä ei tule – toisin sanoen, keskeytyksiä odottavat henkilöt työskentelevät tehokkaammin myös tilanteissa, joissa keskeytyksiä ei tulekaan.
Toista tämä: “Keskeytyksiä tulee aina. Teen nyt täydellä teholla töitä ennen seuraavaa keskeytystä. Sitten kun se tulee, hoidan sen hallitusti ja tehokkaasti.” Onnittelut, työtehosi nousi juuri jonkin verran. Pysyvästi. (Tai ainakin niin kauan, kuin tämä pysyy mielessä.)
Hallittu (graceful) keskeyttäminen tarkoittaa sitä, että keskeytyksen tullessa kuitenkin joko teet asian loppuun asti tai ainakin lopetat sen sellaiseen pisteeseen, että työmuistisi on “tyhjä” asian suhteen ja paikasta on helppo jatkaa. Esim. koodarin kannattaa kirjoittaa funktio loppuun ennen juniorin kysymykseen vastaamista.
Tehtävän kellottaminen kannattaa tehdä ajastimen avulla mikäli mahdollista sen sijaan, että kirjaisit tunnit ylös jälkikäteen. Tutkijoiden mukaan ajastimen käyttö voi helpottaa fokusoitumista: kun konkreettisesti “painat nappia”, niin mentaalinenkin tila muuttuu.
Vähennä yleistä henkistä kuormitusta mahdollisimman paljon. Käytä tehtävälistoja, jotta asioiden muistaminen helpottuu eikä niistä tarvitse pitää mielessä kirjaa. Käytä tuttuja työkaluja, esim. ohjelmistoja, joiden käyttöön olet harjaantunut. Toki uudenkin opetteleminen joskus kannattaa ja on suorastaan välttämätöntäkin, mutta harjaantuminen tuo kyllä tehokkuutta.
Tehtävälistat ovat hyödyllisiä myös mielentilan ja pirteyden kannalta. Tehdyn tehtävän yliviivaaminen luo aikaansaamisen tunnetta ja tyydytystä, ja muutenkin listoista voi tulla tunne, että asiat ovat paremmin kontrollissa, mikä puolestaan taas vähentää henkistä taakkaa.
Pyri kokoamaan keskeytykset yhteen. Katso mailit, pikaviestimet, tekstiviestit yms. tietyin väliajoin, älä aina kun maili tulee. Jos mailisofta mahdollistaa postien tarkistamisen tietyin väliajoin, laita aika riittävän pitkäksi. Ota äänimerkit pois. Ns. power hour -tekniikassa vuorotellaan noin 50 minuuttia keskeytymätöntä työtä ja 10 minuuttia mailien tarkistusta tai taukoilua.
Estä keskeytykset kokonaan. “Älä häiritse” on ikivanha, mutta aivan oikeasti toimiva keksintö.
Aloita. Saattaa kuulostaa melko itsestäänselvältä. 🙂 Kuitenkin, usein tulee tilanteita, joissa tulee mieleen, että “ei tätä kannata enää aloittaa tähän aikaan päivästä” tai “Jaa, sain tuon tehtyä ja lounasaikaan on 30 minuuttia. Ei ole järkeä aloittaa mitään isompaa, joten katson kissavideoita YouTubesta.” Koita silti voittaa itsesi ja aloittaa jotakin: muista, että kyllä se taukokin on sieltä tulossa.
Anna itsellesi lupa pitää taukoja. Voi jopa olla hyvä, että et määrittele mitään aikoja, jolloin pidät taukoja. Teet sen sitten, kun tuntuu siltä. Tärkeää on, että tiedät tauon olevan tulossa “joskus” – pelkkä tietoisuuskin mahdollisesta virkistymisestä virkistää jo itsessään. Sama pätee myös pidemmällä aikavälillä: Yrittäjällä usein lomat tai muu vapaa-aika ovat kortilla. Kuitenkin, jos tiedät, että säännöllinen vapaailta kuuluu rutiiniisi, se auttaa jaksamaan myös normipäivinä.
Tee jotain piristävää kun taukoilet. Itse tauolla tee jotain selkeästi erilaista, virkistävää ja energistä: jonkinlainen liikunta (venyttely, reipas kävely, varjonyrkkeily) on usein hyvä vaihtoehto. Kuuntele musaa. Tauko on virkistymistä varten, perustarpeista kuten nälästä tai vessakäynneistä huolehtiminen on asia erikseen, eivätkä tauot ole suoranaisesti niitä varten.
Huolehdi perustarpeistasi. Keskeytyksistä toipuminen ja flowiin takaisin pääseminen on helpompaa kun perustarpeet on tyydytetty, kroppa kunnossa ja mieli virkeänä. Syö terveellisesti, riittävästi ja säännöllisesti – tutkimusten mukaan lounaan väliin jättäminen tai siirtäminen usealla tunnilla pudottaa tehokkuutta tuntuvasti koko loppupäivän ajaksi. Nuku riittävästi ja harrasta liikuntaa.
Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Jos mahdollista, tee yksi tehtävä kokonaan loppuun ennen seuraavaan siirtymistä, etenkin jos tehtävä on erityisen tärkeä.
Priorisoi oikein. Tee tärkeimmät tehtävät ensin ja aloita lyhyemmistä. Poikkeuksena voi olla vähemmän tärkeän, mutta lyhyen, tehtävän teko ennen haastavampiin juttuihin siirtymistä: esimerkiksi päivän aluksi voi olla hyvä tehdä jokin lyhyt rutiinihomma ensin pois alta. Siitä voi saada päälle hyvän fiiliksen, joka sitten auttaa isompien tehtävien teossa ja lopputuloksena selviät niistäkin nopeammin.
Kerro työkaverille / esimiehelle / kenelle tahansa muulle, mitä teet seuraavaksi. Jonkin asian julkituonti edesauttaa siihen sitoutumista, ja tämä auttaa myös keskeytysten kanssa. Niistä on sitä helpompi toipua, mitä fokusoidumpi olet tehtävään.
Toivottavasti näistä vinkeistä oli hyötyä!
Kuva: Pexels.com