Ajankäytön hallitseminen työssä on asia, jossa meistä jokainen voi varmasti kehittyä. Ajankäytön hallintaan liittyviä koulutuksia järjestetään suhteellisen ahkerasti, joten aihe on todellakin pinnalla monella työpaikalla. Miten voit hallita omaa ajankäyttöä töissä niin, että saat kaikki työt hoidettua mahdollisimman tehokkaasti, mutta kuitenkin niin, ettet joudu työskentelemään ympäripyöreitä päiviä?
Työterveyslaitos on julkaissut esimiehille ja asiantuntijoille tarkoitetun oppaan Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä. Opas on nimensä mukaisesti suunnattu erityisesti asiantuntijoille ja esimiehille, mutta jokaisen yrityksen työntekijän ajankäyttö vaikuttaa koko yritykseen. Aiheeseen perehtyminen on siis tarpeellista niin johtajille kuin työntekijöillekin. Tässä blogikirjoituksessa listataan muutamia keinoja, joista voi olla apua ajanhallinnassa. Osa vinkeistä on poimittu Työterveyslaitoksen yllämainitusta julkaisusta, osa taas on itse hyväksi havaitsemiani tapoja.
Yhteistyö ajankäytönhallinnassa on tärkeää
Yrityksessä ajankäytön hallintaa ei kannata ajatella ainoastaan yksilön omana asiana tai ongelmana, vaan koko työtiimin yhteisenä tavoitteena. Tiimissä työskenteleville kaiken ydin on hyvä vuorovaikutus työtiimin jäsenten kesken. Kun viestintä toimii, myös työtehtäviä voidaan jakaa siten, että kaikkien aikaa käytetään mahdollisimman tehokkaasti ilman, että kenellekään tulee kuormitusta kohtuuttoman paljon tai toisaalta liian vähän. Ajanhallinnasta on siis otettava vastuu työpaikalla yhdessä. Ajankäyttöä voidaan suunnitella yhdessä esimerkiksi palavereissa tai etätyöympäristössä Skypen tai chatin välityksellä.
Suunnittelu ja priorisointi luovat perustan ajanhallinnalle
Ajankäytön suunnittelu on tärkeää siksi, että kaikkia työpöydällä olevia töitä ei ole yleensä mahdollista hoitaa yhden työpäivän tai välttämättä edes työviikon aikana. On siis mietittävä, missä järjestyksessä työtehtävät kannattaa hoitaa niin, että kaikki tulee valmiiksi ajallaan. Kalenteri on luonnollisesti hyvä apu suunnittelussa ja alustavan viikkosuunnitelman tekemisestä voi olla hyötyä kokonaisuuden hahmottamisessa. Kannattaa ottaa kuitenkin huomioon, että välillä voi tulla kiireellisiä työtehtäviä, jotka menevät työlistan kärkipäähän. Myös rutiininomaiset työt, kuten sähköpostin lukeminen ja siihen vastaaminen vievät yllättävän suuren osan työajasta.
Tarkoituksenmukaiset työvälineet säästävät aikaasi
Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin se, että joudut töiden tekemisen sijaan ratkomaan esimerkiksi ongelmia työohjelmien tai –laitteiden kanssa. Töiden tekemisessä tärkeintä on, että saat keskittyä itse työntekoon! Nykyaikaisiin ja tarkoituksenmukaisiin työvälineisiin panostaminen todella kannattaa, sillä ne säästävät työaikaasi ja hermojasi merkittävästi. Blogimme uudessa juttusarjassa käsitellään pienyrityksen laitehankintoja. Ensimmäisen osan pääset lukemaan tästä.
Multitasking ei tarkoita välttämättä tuplatehokkuutta
Moni joutuu työssään hoitamaan samaan aikaan useampaa työtehtävää. Vaikka tämä onkin normaalia, pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että et pysty keskittymään yhteenkään työtehtävistä kunnolla. Multitaskingin sijaan kannattaisikin keskittyä kerralla yhteen tehtävään edes hieman pidemmäksi ajaksi silloinkin, kun kiire painaa päälle. Toisaalta, jos jonkun työtehtävän parissa puurtaminen takkuaa pahasti, siirtyminen toiseen tehtävään vähäksi aikaa voi helpottaa työn jatkamista myöhemmin.
Deadlinet auttavat hommien valmiiksi saamisessa
Deadlinet rytmittävät monen työtä. Vaikka työtehtävä ei olisikaan kiireinen, deadlinen asettaminen (ja lähestyminen) auttaa silti saamaan hommiin vauhtia. Aina aikarajaa työn valmistumiselle ei välttämättä tule suoraan esimerkiksi esimieheltä tai asiakkaalta, mutta sellaisen voi siitä huolimatta asettaa itselleen, oman työnteon tehostamiseksi. Deadlinen asettaminen myös ei-kiireisiin työtehtäviin helpottaa myös viikkoaikataulun suunnittelua.
Ulkoistaminen voi helpottaa työtaakkaa ja vapauttaa voimavaroja olennaiseen
Kiireisenä aikana, kun työtunnit eivät riitä kaikkeen, joitakin työtehtäviä voidaan ulkoistaa myös yrityksen ulkopuolelle, esimerkiksi virtuaaliassistentille. Kun ulkoistat ne työtehtävät, joissa juuri omaa osaamistasi ei välttämättä tarvita, pystyt keskittymään niihin töihin, jotka vaativat sinun erikoisosaamistasi. Töiden ulkoistamisessa tärkeää on hyvä luottamussuhde, sillä ulkoistamisesta on hyötyä ainoastaan silloin, jos voi todella luottaa siihen, että työt tulevat tehdyksi ajallaan ja huolellisesti.
Työhyvinvoinnista huolehtiminen kannattaa
Ajankäytön hallinta vaikuttaa myös kokonaisvaltaiseen työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Vaikka työyhteisössä oltaisiin työaikojen suhteen joustavia, monelle sopii silti selkeiden työaikojen noudattaminen. Toisaalta on olemassa myös niitä ihmisiä, jotka nauttivat nimenomaan siitä, että voivat käydä hoitamassa juoksevia asioita, vaikka keskellä päivää ja sitten taas palata sorvin ääreen. Kiireisenäkin aikana kannattaa pitää kiinni myös tauoista, omasta vapaa-ajasta ja harrastuksista. Lue lisää työhyvinvoinnista aiemmasta blogitekstistämme.
Lähteet: https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/ajanhallinta/
Kuva: Pixabay