Jos yhdistyksellä ei ole paljon viestintään liittyviä tehtäviä, kannattaa käyttää ulkoistettua tiedottajaa ennemmin kuin palkata vakituinen tiedottaja. Näin yhdistys maksaa ulkoistetulle tiedottajalle tehtäväkohtaisesti ja antaa tälle toimeksiantoja sitä mukaa, kun töitä on. Ulkoistetun tiedottajan palkkaaminen ei siis edellytä yhdistykseltä pidempiaikaista sitoumusta.
Ulkoistettu tiedottaja voi esimerkiksi tuottaa sisältöä yhdistyksen some-kanaviin, päivittää somea, luoda yhdistykselle uudet nettisivut, hakea tietoa, kirjoittaa tiedotteita jäsenille, oikolukea ja editoida jäsenkirjeitä sekä suunnitella viestintää niin, että yhdistys tavoittaa parhaan näkyvyyden. Kun asiakas ottaa yhteyttä assistenttitoimistoon, tehdään suunnitelma, mitä palveluja asiakas tarvitsee ja mikä on arvio työhön kuluvasta ajasta. Ulkoistettu tiedottaja voi tarvittaessa tarttua toimeksiantoon lyhyelläkin varoitusajalla. Yhteydenpito voi tapahtua puhelimitse ja sähköpostilla, eikä asiakas välttämättä tapaa ulkoistettua tiedottajaa kasvotusten. Näin yhdistyksen maantieteellinen sijainti ei rajoita ulkoistetun tiedottajan palkkaamista. Tiedottaja ei myöskään tarvitse asiakkaan järjestämiä työtiloja tai -välineitä, vaan vastaa niistä itse. Hän raportoi työn etenemisestä asiakkaalle ja työn valmistuttua asiakas hyväksyy työn ennen laskun maksamista.
Esimerkki ulkoistetun tiedottajan käytöstä voisi olla käynnissä oleva yhdistyksen juhlavuosi, jonka tapahtumien markkinointiin ja tiedottamiseen yhdistys palkkaa ulkoistetun tiedottajan. Tämä voi perustaa yhdistykselle tai jollekin tietylle tapahtumalle nettisivut ja / tai Facebook-sivun asiakkaan eli yhdistyksen toiveiden pohjalta. Ulkoistettu tiedottaja vastaa sivujen visuaalisesta ilmeestä ja mahdollisesti sisällöstä. Hän voi hakea tietoa ja tuottaa sen pohjalta tekstiä sivuille tai oikolukea, editoida ja päivittää sivuille asiakkaan kirjoittamaa tekstiä. Nettisivut hakukoneoptimoidaan parhaan näkyvyyden saavuttamiseksi. Näin yhdistyksen jäsenet ja toiminnasta kiinnostuneet löytävät tietoa juhlavuoden tapahtumista ja huolella tehdyt kotisivut ja Facebook-sivu antavat yhdistyksestä hyvän kuvan.
Ulkoistettu tiedottaja voi tehdä myös assistentin tehtäviä, kuten päivittää jäsenrekisteriä ja osallistua tapahtumien järjestämiseen. Usein ensimmäinen toimeksianto johtaakin uusiin toimeksiantoihin ja pidempään yhteistyöhön assistenttitoimiston kanssa. Jättämällä tiedotukseen ja viestintään liittyvät tehtävät ulkoistetulle, ammattitaitoiselle tiedottajalle yhdistyksen työntekijät voivat keskittyä omaan osaamisalueeseensa.
Kuva: https://www.pexels.com/photo/black-business-computer-contemporary-296115/
